Achat public : le sourcing permet à l'acheteur de sortir du bois

Si le sourcing ne garantit pas la performance de l'achat il fait partie d'un processus global de montée en maturité et en professionnalisation de l'acheteur. Sourcer, permet à l'acheteur public de sortir du bois et de rendre son rôle plus visible auprès des partenaires internes comme externes. Il s'agit donc d'un outil important autant pour l'essor de la fonction que pour la pratique achat pure. C'est le message principal qui est ressorti de la matinée d'échanges organisée la semaine dernière par le groupe Achat Solutions dont fait partie la plateforme Sélénée.

Si la plupart des participants ont volontiers reconnu que le fait d'aller vers les fournisseurs de manière proactive n'était pas encore un réflexe spontané de la part des acheteurs publics, tout comme le fait d'être démarché par un acheteur public peut surprendre une entreprise, ils ont tous fait part de leur envie de développer cette pratique. En effet, faire du sourcing a de nombreuses vertus et à l'inverse les risques liés à l'absence de sourcing sont importants : "si le travail de sourcing amont n'est pas fait correctement voire pas du tout, on peut se retrouver avec des cahiers des charges non cohérents avec la réalité du marché ce qui peut entraîner une mauvaise estimation du budget et des montants estimés ou encore on peut se retrouver face à des candidatures non pertinentes, rappelle Fany Metge, business developer de Sélénée. Bien sûr faire du sourcing prend du temps et il ne s'agit de demander à un acheteur public de le faire sur chaque démarche achat mais bien de définir les marchés cible sur lesquels mettre en place cette démarche", convient-elle.

Dans le secteur public, le sourcing est donc adapté pour préciser un besoin, stimuler un marché peu attractif, pour répondre à des objectifs de développement durable ou une démarche RSE et enfin pour travailler un marché à forts enjeux. Rappelons que le sourcing n'est pas le préalable à une procédure d'achat. C'est l'occasion de nouer un dialogue pour interroger le besoin. "Cela va peut être permettre de faire évoluer un cahier des charges vieillissant mais cela peut tout aussi bien éviter un achat en faisant ressortir une solution alternative", souligne Sébastien Taupiac, directeur santé à l'UGAP.

Pratiquer le sourcing est un bon moyen de gagner en visibilité. C'est valable aussi bien pour les opérateurs économiques qui se font mieux connaître des acheteurs et sont ainsi au courant de la programmation des marchés publics à venir, mais aussi pour les acheteurs eux-mêmes dont le rôle est en train de changer. "Aupravant les acheteurs, n'étaient pas identifiés par les entreprises comme interlocuteur privilégié. Elles se tournaient plutôt vers les directions métier, donc les prescripteurs directement mais cela commence à changer, estime Laurent Dutertre responsable du service achat chez Eau de Paris. Le contact se fait de plus en plus via l'acheteur qui devient peu à peu le chef d'orchestre dans la définition du besoin."

Pour Orléans métropole et sa responsable achat, le sourcing permet de mieux travailler l'ingénierie de marché : "cela nous permet de bien préparer nos lots, de bien dimensionner nos marché. C'est un outil d'aide à la décision précieux", souligne Elodie Mao-Demaimay. De même, une démarche bien menée permet d'avoir une traçabilité des opérations de sourcing ainsi qu'une traçabilité des refus de sourcing car les acheteurs publics vont de plus en plus avoir besoin de couvrir le risque de recours pour défaut de sourcing. "Bien sûr il n'est pas l'intérêt des entreprises surtout les TPE PME de répondre à tous les marchés notamment au vu du coût de réponse à appel d'offre. Il arrive donc fréquemment que certaines refusent d'être sourcer mais il ne faudrait pas que par un effet pervers elles puissent nous attaquer pour défaut de sourcing", estime Sébastien Taupiac.

Mais encore une fois le sourcing est avant tout un moyen de dialoguer avec les acteurs économiques. Et plutôt que d'être dans une relation d'opposition il permet d'instaurer une relation constructive. "L'achat public a mauvaise réputation, rappelle Laurent Dutertre. Utiliser le sourcing comme moyen pour rassurer les entreprises notamment en termes de délais de paiement et en leur communiquant un calendrier prévisionnels des marchés à venir est également important."

Enfin, quant à savoir comment se positionner dans la démarche de sourcing entre le prescripteur et le fournisseur, Elodie Mao-Demaimay conseille de cadrer la phase de sourcing en préparant en amont une grille d'évaluation avec le prescripteur concerné.