Les logiciels de notes de frais s'imposent

Pierre-Emmanuel Tétaz, Concur France

« Un logiciel de notes de frais doit d'abord intégrer la totalité des textes et décrets qui font la spécificité du secteur public. »

De 50 à 70 % d'économies sur le traitement des frais professionnels. Difficile de rester insensible à une telle promesse faite par certains éditeurs de logiciels. D'autant que ces spécialistes du traitement informatique des notes de frais ont d'autres arguments à faire valoir. « L'automatisation des tâches, garantie par ces logiciels, réduit considérablement le temps passé par les gestionnaires et facilite l'application de la politique voyages, souligne Etienne Pénaud, consultant achats chez Atlans. Via leurs outils de reporting, ces logiciels permettent également de mieux suivre les budgets et de consolider les dépenses. »

Présent commercialement sur les marchés publics depuis 2001, l'éditeur Concur (à travers le rachat de l'éditeur Etap-on-line) se positionne aujourd'hui comme l'un des leaders sur ce créneau. Et peut se targuer d'une cinquantaine de références comme le ministère de l'Education nationale, la région Bretagne ou le département du Nord. Dans les établissements assimilés publics ou semi-publics, on retrouve des logiciels dédiés comme Notilus de Dimo Gestion, Carla Expense de Carla Bella ou encore Webfrais de Gest Tech. La concurrence vient aussi d'éditeurs financiers dédiés au secteur public, comme Civitas ou encore GFI Informatique, dont les systèmes intègrent un module de gestion de notes de frais. « On voit désormais apparaître les premières solutions «end to end» qui englobent l'ordre de mission, la réservation en ligne et la gestion des notes de frais », observe Etienne Pénaud (Atlans).

Un logiciel doit d'abord intégrer la totalité des textes et décrets qui font la spécificité du secteur public. « L'ordre de mission doit ensuite lister tous les éléments de voyages classiques, repas, billets, etc., explique Pierre-Emmanuel Tétaz, directeur de Concur France. Il doit aussi indiquer de manière précise le coût du déplacement et des indemnités prévisionnelles, et être capable de vérifier ce qui a déjà été dépensé sur le budget, ce qui est en cours et ce qui reste disponible. »

Engagement de dépenses et contrôle budgétaire

Lorsque son déplacement est terminé, le collaborateur ou le gestionnaire de frais doit donc établir un état de frais définitif généré à partir de l'ordre de mission. Une fois finalisé, l'ordre de mission emprunte généralement un circuit de validation plus ou moins complexe en fonction des dérogations éventuelles. Quand les diverses validations ont été obtenues, le logiciel peut alors engager la liquidation et transmet une demande de paiement au payeur. « Avec le ministère de l'Education nationale et le conseil général du Nord, nous générons un fichier xml (open office), homologué par la DGFIP, la direction générale des Finances publiques, qui contient toutes les données de la mission, précise Pierre-Emmanuel Tétaz. L'état de frais est ainsi dématérialisé jusqu'au payeur. » Le mode de commercialisation de ces solutions est à l'image des acteurs de la fonction publique: protéiforme. Quand certains restent fidèles à l'achat de licence, d'autres comme le ministère de l'Education nationale ou l'Inra (lire l'encadré ci-dessus), ont basculé vers le mode SaaS qui a le vent en poupe. La tarification est alors calculée en fonction du nombre d'utilisateurs ou du volume de notes de frais. « Mais quand une grande administration demande un autre modèle économique, par exemple un coût forfaitaire annuel, les éditeurs peuvent également s'adapter », conclut Etienne Pénaud (Atlans).

Céline Grignon, gestionnaire de la mission communication de l'lnra

Témoignage: « Nous remboursons plus rapidement »

Pour gérer les frais de déplacements de ses 8 500 collaborateurs, l'Inra (Institut national de la recherche agronomique) a déployé, auprès de ses 208 gestionnaires d'unités de recherche, le logiciel Concur Ulysse Travel & Expense. Chaque gestionnaire dispose d'une interface dédiée sur l'intranet pour gérer les ordres de mission. Dans certains services, ils peuvent être établis par les agents eux-mêmes. L'ordre de mission intègre tous les éléments du voyage, avec une estimation des frais à engager et la clé comptable qui impute le déplacement sur tel ou tel budget.
Une fois le déplacement effectué, le gestionnaire édite l'état de frais à partir de l'ordre de mission, en y ajoutant les éventuelles modifications: un changement de billet, un repas en plus... Celui-ci est ensuite validé par le gestionnaire, si ce dernier détient la délégation de signature, ou par le directeur d'unité. L'état de frais est alors transmis de façon automatique au logiciel comptable de l'Inra. « Le principal avantage de ce logiciel, c'est sa simplicité et sa souplesse, souligne Céline Grignon, gestionnaire de la mission communication de l'Inra. Il faut à peine cinq minutes pour établir un état de frais et je peux affecter des ordres de mission sur d'autres unités, avec l'accord, bien entendu, du gestionnaire concerné. »
Le logiciel offre aussi une visibilité sur les frais engagés, avec un reporting spécifique à chaque activité. « Il permet surtout de rembourser les agents plus rapidement, note Céline Grignon. Comme nous avons un mandatement par semaine, si l'état de frais est finalisé le mercredi, le collaborateur est remboursé dès le lundi suivant. »