S'entourer d'acteurs compétents

La gestion des risques et le devoir de protection sont des éléments essentiels d'un programme de gestion de voyages. Les TMC jouent également un rôle crucial dans ce domaine, notamment pour faciliter et soutenir les programmes de leurs clients, pour les aider à leur adoption, au respect des consignes primordiales à la sécurité de leurs voyageurs. "Lorsque les voyageurs réservent par des canaux certifiés, via leur agence et son outil de réservation en ligne (OBT), les entreprises peuvent travailler avec leur TMC pour revoir et mettre à jour le processus de validation, afin de déclencher automatiquement une demande d'approbation avant qu'un billet ne soit émis, par exemple pour une destination considérée comme à haut risque ou à accès restreint", souligne Julien Kauffmann, General Manager, France, Benelux, Southern Europe chez Amex GBT.

Une bonne communication est la clé pour des collaborateurs conscients de la sécurité et respectueux des consignes. Lorsque des voyages d'affaires et des réunions sont reportés ou annulés, il est essentiel de fournir des informations précises et opportunes aux voyageurs et aux participants des événements.

"Là encore, la collaboration avec sa TMC sur une communication efficace auprès des voyageurs s'avère précieuse, en utilisant tous les canaux disponibles, y compris les notifications d'applications mobiles, les plateformes SMS, le webchat, le téléphone et le courrier électronique", poursuit Julien Kauffmann.

Les bonnes pratiques doivent aussi prendre en compte les objectifs de gestion des risques. Les mises à jour doivent être régulières, et d'autant plus fréquemment lors d'une situation instable et évolutive. Mais celles-ci ne sont efficaces que si les voyageurs les comprennent et les connaissent bien. Un travail peut être mené avec les équipes des ressources humaines, de la sécurité et de la communication interne, ainsi qu'avec sa TMC, sur l'engagement et la formation des employés.

La question des vols ou pertes de matériels ou données professionnels fait partie des cas de figure relativement fréquents en voyage d'affaires. La responsabilité engagée dépend là aussi du cadre politique mis en place. Christophe Suptil indique que "l'employeur peut tout à fait se retourner contre son salarié, mais l'entreprise doit être dotée d'une politique sûreté relative à l'informatique s'il s'agit d'information, et doit pouvoir montrer qu'elle a en amont tout prévu et organisé. Un tiers des entreprises seulement a intégré un volet cybersécurité dans sa politique. Les politiques sûreté pour les actes malveillants, ou les politiques sécurité pour ce qui est accidentel doivent mentionner les spécificités à avoir pour des matériels particuliers tels que des équipements médicaux ou industriels."