Faire évoluer les programmes mis en place

Un aspect essentiel est de faire progresser tous ces éléments en fonction du contexte. Aujourd'hui, toutes les entreprises disposent de programmes hôtels, "mais peu d'entre elles se penchent sur la sûreté et la sécurité relatives à l'hôtel de destination. L'exposition aux risques de l'hôtel en question est une donnée variable dans le temps. Des dispositions doivent être prises pour vérifier la conformité des lieux sur un certain nombre de critères, pour s'assurer de sa sécurisation", poursuit Kathleen Stilmant. Philippe Biberson constate par ailleurs que "les voyages fréquents, seuls, ont un impact à long terme sur l'état général, le stress, et que cette dimension est souvent ignorée par les entreprises." Définir et cartographier le risque est une phase indispensable pour tendre vers davantage de sécurisation et d'efficacité. À titre d'exemple, le risque aux personnes doit être passé au peigne fin, à travers le degré d'exposition des différentes catégories de personnels, en fonction des voyages, en fonction des spécificités liées à leur santé.

À la suite de bilans menés au sein des organisations, International SOS a révélé que 5 % des collaborateurs consultés au cours de son étude étaient en réalité inaptes aux voyages, alors qu'ils étaient concernés par des déplacements professionnels. Pour Philippe Biberson, "les entreprises doivent pouvoir avoir des données chiffrées dans ce domaine. Le recueil des données est essentiel. À partir de constats, on sait mieux quelles actions doivent être privilégiées. La mise en place de débriefings au retour des déplacements est négligée et doit davantage être formalisée." Kathleen Stilmant confirme que le témoignage du voyageur d'affaires à son retour peut être un élément important : "Cet aspect est systématiquement négligé ou ignoré par les entreprises qui se contentent de gérer l'accompagnement uniquement avant et pendant le voyage d'affaires. Pourtant, le voyageur est le mieux placé pour faire part d'un certain nombre d'angoisses, de craintes, de dangers éventuels. Se baser sur l'expérience voyageur ne peut être qu'un levier d'amélioration."

Impliquer les différents départements

Achats, travel, RH, finance, IT... Les directions concernées par ces enjeux sont bien plus variées que ce qu'imaginent bon nombre de sociétés. Beaucoup d'acteurs ne se sentent pas concernés. "Ils ne se rendent pas compte des impacts possibles sur l'entreprise. Par exemple, la mauvaise gestion des collaborateurs au cours d'un scandale portant sur une marque peut être source de mauvaise réputation aux conséquences catastrophiques. Les RH seront sans doute plus sensibles sur l'aspect humain, les acteurs de l'IT le sont en général moins. Il faut donc trouver des arguments pour faire en sorte qu'ils se sentent impliqués. Un sponsor solide en interne est indispensable pour aboutir à une démarche constructive et pérenne sur ce plan", assure Kathleen Stilmant. "Il faut impliquer toutes les personnes : les achats, le travel, l'IT, les RH. La démarche n'est pas compliquée si le soutien et la demande viennent de la direction générale de l'entreprise", confirme Cédric Lefort. Le timing a bien sûr également son importance : "Si on veut vraiment se lancer dans le fond des choses, il faut prendre la problématique sous l'angle du projet de transformation. Si au cours de la même période, un nouvel ERP est eu cours d'implémentation, le moment sera mal choisi", indique Kathleen Stilmant.

L'appui des outils technologiques joue un rôle précieux en facilitant la vie d'un collaborateur, mais aussi en permettant un contrôle suivi en termes d'achats, de notes de frais. Les solutions implémentées doivent être simples, fournir des mises à jour permanentes, avec des systèmes d'approbation rapides. Ils permettent par exemple d'intégrer automatiquement la TVA adaptée aux types de dépenses et aux territoires concernés, ce qui apporte une sécurisation financière.