Export en comptabilité et paie.
L'intérêt de l'automatisation est le versement des pièces en comptabilité et le traitement des remboursements via le logiciel de paie. "Notre valeur est dans le back-office, indique Romain Jacquier, chef de produit chez Sage. D'ailleurs, les start-up comme Expensya ou Lucca proposent des connecteurs Sage". Le module de l'éditeur est intégré dans son logiciel de gestion, voire, en option, dans la paie.
Autre avantage : le traitement des déplacements à l'étranger. "Nos algorithmes extraient des reçus toutes les informations pertinentes?: le montant TTC, la date, le pays, la catégorie de la dépense et même les TVA multiples", souligne Karim Jouini, CEO d'Expensya. La start-up multiplie les partenariats avec de grands groupes en Europe afin de couvrir l'ensemble du marché du voyage d'affaires.
Adossée à Sodexo, Rydoo opère, elle, dans 60 pays et gère les spécificités réglementaires. Reste que l'usage des solutions a un coût, facturé quelques euros par mois et par utilisateur. Comptez 6 € HT chez Rydoo, qui ne fait payer que les utilisateurs actifs, de 3 à 12 € HT chez Clic&Tag. Expensya facture l'abonnement à partir de 5 € HT, 8 € HT avec des fonctions supplémentaires, tel l'archivage à valeur probante (dégressif à partir de 100 utilisateurs). Chez Sage, Romain Jacquier évoque un tarif par tranche, par exemple 372 € HT par an pour 10 collaborateurs, 672 € HT par an pour 20 collaborateurs ... Un investissement pour réduire les coûts de gestion et les temps de traitement.
*Enquête en ligne auprès de 1012 personnes, sur le panel propriétaire BuzzPress France, selon la méthode des quotas, du 2 août au 5 septembre 2018 pour le cabinet d'expertise comptable en ligne Wity.
Témoignage
"Une application mobile est plus pratique pour les utilisateurs"
Christophe Quille, associé d' ANEO
Avec une partie de collaborateurs sédentaires, d'autres installés chez les clients et des nomades qui voyagent à travers la France, le cabinet conseil ANEO gère toutes les typologies de notes de frais (déplacement, hébergement, restauration ... ). "Nous avions un outil intégré dans notre système d'information RH, mais, en 2016, nous avons souhaité adopter une application mobile plus pratique pour les utilisateurs, qui peuvent traiter leurs notes de frais au fil de l'eau, pendant leur temps de déplacement, dans le train ou dans l'avion", explique Christophe Quille, DAF et associé d'ANEO.
Leur choix s'est porté sur Expensya pour ses fonctionnalités et son esprit start-up. "Nous les avons encouragés à développer des fonctionnalités pour les gestionnaires de frais et à faire bénéficier, en back-office, d'outils de contrôle et d'une interface permettant de visualiser massivement les frais ventilés par nature, période...", ajoute-t-il. Si, pour l'heure, Christophe Quille préfère conserver les justificatifs papier, courant 2019, les contrôles seront effectués, en amont, sur la base des justificatifs dématérialisés.
À terme, la gestion des notes de frais basculera en tout-numérique. Trois ans après l'adoption de l'outil, l'associé est satisfait. "Il nous est difficile de quantifier les gains, d'autant que l'activité du cabinet s'est transformée. Mais les utilisateurs semblent satisfaits et le back-office fonctionne bien", indique-t-il. Désormais, Christophe Quille attend avec impatience la gestion des avances, qui lui fait défaut.
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