LCD : comment garantir un partenariat serein avec les loueurs ?

Les clauses de négociation à ne pas louper

Les points suivants sont à évoquer de façon détaillée avec le loueur au moment de la négociation.

• Les obligations générales du fournisseur

Obligation de moyens ou obligation de résultat ?

• Typologie des prestations

Qui bénéficie du contrat ? Les collaborateurs de l'entreprise, mais aussi les intérimaires et les consultants. Autrement, la société risque de se priver du volume de ces prestataires, qui vont passer par leurs propres moyens et refacturer leurs déplacements.

• Les surcharges aéroport/gare

Elles représentent 10 à 20% du budget.

• Le carburant/les frais de refueling

Soit les collaborateurs doivent refaire le plein, soit c'est le loueur qui s'en charge, mais le coût du refueling est alors multiplié et inclut la gestion associée. Il peut être instructif, après le déploiement du contrat, d'identifier par les KPI où le plein n'est jamais fait par les collaborateurs. Si c'est récurrent, par exemple quand il n'y a pas de station-service à proximité, il est possible de négocier avec le loueur un prix intermédiaire. Il peut être opportun de faire distribuer une fiche "bonnes pratiques" dans les véhicules, où sont indiquées les pompes les plus proches.

• Les kilomètres supplémentaires

De l'importance des KPI et de bien connaître sa consommation, en l'occurrence le nombre moyen de kilomètres par jour et le nombre de jours de location. La négociation devra porter sur ce résultat pour obtenir les meilleurs tarifs là où ils sont consommés.

• Les assurances

Se renseigner au préalable au sein de l'entreprise sur ce pour quoi les collaborateurs sont déjà couverts. Parmi les assurances incontournables - garantie contractuelle en cas de dommage au véhicule, garantie contractuelle en cas de vol du véhicule, assurance conducteur et personnes transportées, assistance technique 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, couverture responsabilité civile conforme aux obligations légales -, cette dernière est obligatoire. Il n'est pas nécessaire de choisir le rachat de franchise à partir du moment où l'acheteur maîtrise le comportement voyageur et la sinistralité de son entreprise. En effet, c'est parfois plus intéressant de payer la franchise à chaque sinistre (si le dommage n'atteint pas la franchise) plutôt que d'être couvert par le rachat de franchise. Chez Arkema, ce calcul a permis de réaliser un gain annuel entre 150 000 et 200 000 euros.

• Les frais de livraison et de mise à disposition hors horaire

Si le voyageur est en retard pour rendre le véhicule ou que l'agence est fermée, qu'est-il prévu ?

• Les frais de surcharge

Jeune conducteur, conducteur additionnel, rachat de franchise, services additionnels (GPS)... Il peut être prévu dans le contrat d'interdire à toutes les agences de survendre ces services, via un pop-up intégré à l'outil informatique du loueur dès que le contrat d'une société est concerné. La surcharge "one way", quand le véhicule ne peut pas être déposé à l'agence où il a été pris, peut coûter très cher, surtout en cas de franchissement de frontières, elle est à évoquer aussi.

• Les frais liés aux pneus neige

Se renseigner sur l'assujettissement à la législation en fonction des régions (Rhône-Alpes, Allemagne...). Il faut le prévoir pour des raisons de sécurité. Certains loueurs immobilisent leurs véhicules équipés de manière à anticiper l'arrivée d'un voyageur professionnel.

• Autres frais à prévoir

Frais d'immatriculation, indemnités liées au traitement des amendes, frais de no-show, frais d'immobilisation, frais de remise en état lors de la restitution... Pour l'ensemble de ces frais, il ne s'agit pas tant de négocier le prix (souvent impossible) que de choisir précisément ses options, parfois vendues par package. " Ce qu'il faut valider avant tout, c'est le process avec le loueur : quand le véhicule rentre, comment se déroule l'expertise en cas de sinistre? comment sont chiffrés les frais ? est-ce qu'il est possible de faire intervenir sa propre assurance ? qui fait quoi ? combien ça coûte ? si les verrous sautent, qui est responsable ?... Bref, exiger du concret ", conclut Yann Guillaud, d'Euklead.