Convaincre en interne, 1er défi du travel manager

Publié par Camille George le 29 nov. 2017

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Cette analyse concrète et pragmatique doit "parler" à chaque intervenant. "Il faut que chaque interlocuteur voit son intérêt, qu'il comprenne comment les changements proposés vont l'aider lui", souligne Sylvie Noël. Pour le voyageur il faudra mettre en avant l'ergonomie, pour la finance la visibilité sur les notes de frais, pour la RH la sécurité et le confort de la politique voyage, pour les achats le coût global (TCO), les économies indirectes et le circuit d'approbation devront être mis en avant, pour la direction sureté ce sera plutôt la conformité au RGPD et la sécurité du voyageur, pour l'IT l'interfaçage de la solution et la sécurité des connexions, etc. "Mettre en avant les parties prenantes et leurs enjeux propres vous permettra aussi de mieux cerner les alliés du projet, les maillons faibles et ceux avec lesquels vous devrez apprendre à travailler différemment, précise Sylvie Noël. Sur un projet travel votre meilleur allié sera bien souvent la direction sureté sécurité."

"Votre plan d'action doit être loti, j'entends par là poser des jalons et mettre des livrables en face de chaque jalons." Il convient ensuite de prévoir une phase prototype avec si possible un POC puis du suivi avec quelques KPI et SLA pour s'assurer que le business case tient la route. "Un business case ne concerne pas que l'amont mais bien la globalité d'un projet!" conclut la directrice achats de Covéa.

Méthodologie du business case :

>Poser le contexte

>Faire l'état des lieux en récupérant de la data pour savoir d'où on part

>Définir les objectifs et finalités. Cela doit être partagé de façon collégiale et écrite.

>Détailler les solutions et recommandations.

>Mettre en place quelques indicateurs mais pas trop. Mieux vaut en avoir 3 et bien les suivre. Partagez et communiquez sur ces indicateurs.

>Anticiper les ressources nécessaires. Ne jamais sous-estimer les ressources internes en termes de profils et de jour/homme car dans 99% des cas les problématiques rencontrées portent sur un manque de disponibilité des ressources.

>Planifier les prochaines étapes

Et bien sûr en filigrane de chaque étape veillez à communiquer sur tout. Être transparent aussi sur les problèmes et décalages de planning n'est pas simple mais permet d'impliquer les parties prenantes et au final se révèle être un facteur du succès.