Des outils digitaux, vecteurs de souplesse

Si l'utilisation de solutions Uber, Blablacar, Airbnb... n'est pas encore tout à fait intégrée dans le monde des affaires, par défiance pour ce nouveau modèle jugé non conforme aux us et coutumes, besoins et attentes des entreprises, il n'en reste pas moins que leur taux de pénétration continuera de croître. Aussi, c'est dès aujourd'hui qu'il faut réfléchir à leur intégration dans les travel policies. Notons que les Uber et Easy Jet, par exemple, qui fournissent des reporting complets, sont des prestataires susceptibles d'être considérés comme des opérateurs traditionnels. C'est d'autant plus vrai qu'ils sont ouverts à des négociations de tarifs. En revanche, les plateformes telles Blablacar ne sont pas conseillées car elles n'offrent aucune information pertinente et ne sont pas véritablement tournées vers l'entreprise.

Afin de susciter l'adhésion des salariés, nécessaire à la récupération de données, la travel policy doit être souple et adaptée à leurs besoins. Les travel policies sont souvent mal appliquées car jugées trop rigides. Selon le dernier Baromètre FCM- DéplacementsPros, "51 % des voyageurs d'affaires interrogés jugent la travel policy de leur entreprise restrictive et contraignante, vécue comme une contrainte dans un contexte où le déplacement est déjà une contrainte en soi".

La flexibilité permet d'éviter des frustrations inutiles en raison de limitations parfois non appropriées. Les frais de repas, par exemple, doivent être décents. Il peut être judicieux de tolérer un dépassement de budget de quelques euros ; ce n'est pas dramatique, en revanche pénaliser un talent parce qu'il dépasse son budget peut le devenir. Une travel policy cohérente constitue un excellent outil de management. En effet, elle fait partie des éléments mis dans la balance au moment où un salarié doit choisir une entreprise, ou lorsqu'on tente de le débaucher.

Nous invitons les entreprises à interroger leurs collaborateurs quant à leurs attentes et leurs expériences en termes de voyages. Pour cela nous conseillons d'organiser des enquêtes qui invitent les voyageurs à répondre à des questions telles : Avez-vous déjà constaté sur internet des prix plus intéressants que ceux proposés par votre agence ? Qu'attendez-vous de votre entreprise sur le sujet des déplacements professionnels ? Selon vous, quel est le premier principe qui guide la politique de voyages de votre entreprise ? Combien de déplacements professionnels réalisez-vous chaque année ? Préférez-vous réserver vous-même vos déplacements professionnels, et si oui, pour quel motif ?

Par ailleurs, les entreprises devront porter une attention particulière aux services associés telles les conditions d'annulation et de modifications de trajet ou de dates, qui sont légion dans le monde professionnel. Avec Airbnb, l'entreprise ne peut annuler sa réservation et la prestation est due. En utilisant BlablaCar, des annulations sont possibles mais des frais sont exigés : 50 % du montant de la réservation est due si l'annulation est faite 1 jour avant la prise en charge ; et l'intégralité de la facture sera à régler si l'annulation s'effectue après.

De plus, l'entreprise devra s'assurer que les prestations sont conformes aux offres et respectent les normes de sécurité (incendies par exemple, dans le cadre de l'hébergement). Une tâche complexe dans la mesure où ces plateformes d'un nouveau genre permettent à des particuliers de proposer leurs services, telles Airbnb pour le logement.