Infographie Gestion des notes de frais aux Etats-Unis et en Europe : des maturités différentes

Aux Etats-Unis, la fraude aux notes de frais représente des montants compris entre 100 et 499 dollars (entre 90 et 448 euros) par salarié par an, tandis que dans les entreprises européennes, la fraude atteint une moyenne de 700 euros par salarié par an.

Quels sont les comportements, usages et traitement des notes de frais des voyageurs d'affaires des deux côtés de l'Atlantique? Traveldoo (éditeur de solutions web et mobiles pour la gestion des voyages d'affaires et des frais professionnels - groupe Expedia), a fait une étude sur le sujet et explique que "Si l'on note une nette croissance des dépenses en notes de frais sur les deux continents, les pratiques en matière de gestion des notes de frais restent bien différentes."

Des montants engagés toujours plus élevés des deux côtés de l'Atlantique

Aux États-Unis, on observe une croissance des dépenses en notes de frais de 5,5 % en 2017. Elle tutoie même les 8 % en 2018. Une progression sensiblement identique en Europe. Les services annexes proposés dans les hôtels, les avions ou chez les loueurs de voiture grèvent désormais la facture. Les coûts en matière de téléphonie mobile ou de parking sont également en augmentation. Autre phénomène : les tarifs des services hôteliers (bar, room service...) affichent une hausse de 9 % au cours des trois dernières années.

Des divergences de taille

Aux Etats-Unis, la fraude aux notes de frais représente des montants compris entre 100 et 499 dollars (entre 90 et 448 euros) par salarié par an, tandis que dans les entreprises européennes, la fraude atteint une moyenne de 700 euros par salarié par an. Les mesures de restrictions généralisées semblent déconseillées. Leur mise en place dans les politiques voyages s'avèrent au final plus pénalisantes, car elles entraînent elles-mêmes des fraudes sur les notes de frais estimées à 2,2 % des dépenses globales.

L'absence d'outils d'automatisation de la gestion des notes de frais incite les salariés à se dérober aux règles. Aux Etats-Unis, le traitement des notes de frais est dématérialisé dans 84 % des cas et 62 % des reçus se trouvent malgré tout encore au format papier. En Europe, le traitement des notes de frais est dématérialisé dans 40 % des cas et 81 % des reçus existent actuellement encore au format papier.

Aujourd'hui, des applications mobiles permettent l'intégration instantanée des notes de frais et d'automatiser tous les flux associés, peu importe où se trouve le salarié (taxi, train, hôtel...). C'est un moyen efficace de réduire drastiquement les possibilités de fraude. Faute d'information, de nombreuses sociétés européennes ne récupèrent pas la TVA étrangère et locale sur les notes de frais. Dans l'Union Européenne, elle s'élève à 7,5 milliards d'euros par an et seulement 2,2 milliards sont remboursés aux entreprises. Le manque à gagner s'élève donc à 5,5 milliards d'euros pour les entreprises. L'automatisation des processus est une réponse à ce problème.

Sources : GBTA, Société Captio, AFCE (Association of Certified Fraud Examiners), Unit4