2) Construire une relation durable avec ses prestataires

L'idéal après un premier tour d'appel d'offres est de mener une discussion de gré à gré. "Outre la discussion du tarif, cela permet à l'acheteur de s'assurer que le transporteur a bien intégré le cahier des charges. Certains sont complexes, et pas toujours très clairs...", sourit l'expert d'Accenture. Tous les professionnels s'accordent sur le sujet : on ne choisit pas son prestataire uniquement sur un prix de base. On le retient pour la qualité annoncée et un service précis. Plus le volume est important, plus le tarif est intéressant. Il faut donc veiller à ne pas retenir un nombre trop important de prestataires afin de ne pas disperser les commandes, tout en s'assurant néanmoins une porte de sortie en cas de défaillance de l'un d'entre eux.

Quant à la négociation en elle-même, elle ne doit pas mener à une prestation trop peu couteuse, au risque de provoquer un turn over important des prestataires, chronophage pour l'ensemble des équipes concernées. "Dans le transport routier national, les marges sont aujourd'hui inférieures à 3%, les négociations de tarifs sont donc très limitées", explique Gilles Béchet, directeur opérations et supply chain pour Bartle, cabinet de conseil en transformation. "En revanche, sur le transport maritime et ferroviaire, ainsi que sur le transport à valeur ajoutée, il y a probablement encore des tarifs à négocier".

Dans tous les cas, l'expert de Bartle conseille de mettre en place des contrats longs, deux à trois ans, permettant aux transporteurs d'avoir une visibilité suffisante afin d'installer les outils nécessaires à l'amélioration régulière de la prestation. "Lorsqu'il s'agit de nouveaux prestataires, je préconise de travailler pendant 3 ou 4 mois sans appliquer les systèmes de bonus/malus généralement prévus dans les contrats. Le transporteur a besoin d'un peu de temps pour caler son organisation. Il est contre-productif d'être trop coercitif", suggère Sébastien Bouyx. Gilles Béchet renchérit : "les meilleurs contrats de transport sont ceux intégrant des critères clairs et générant des réductions de coût pour les deux parties !".

La nécessité de construire une relation de confiance est de plus en plus forte, en raison d'un rétrécissement de l'offre. "Nous sommes actuellement sur une période favorable aux transporteurs. Par conséquent, côté achats, nous sommes moins sereins", soupire Lionel Naudy, responsable transport pour l'enseigne But (enveloppe transport de 20 millions d'euros). "Une pénurie de transporteurs se fait sentir. Non seulement cela permet aux prestataires d'imposer leurs prix mais aussi de choisir de privilégier tel ou tel client en période de surcharge. Il faut donc impérativement faire en sorte d'être ce client privilégié, en nouant une véritable relation de partenariat avec eux".

Vision partagée par Alain Willaey, responsable des achats transport de Nexans Europe, et actuellement en plein renouvellement de son appel d'offres triennal. "Je me suis interrogé sur l'opportunité de relancer un appel d'offres puisque depuis septembre 2017, nous sommes confrontés à un manque de prestataires. Les transporteurs font leur choix et choisissent les missions les plus faciles". Un travail important a ainsi été mené depuis un an pour séduire les prestataires. "J'ai demandé à la supply chain de travailler à la palettisation de nos produits. Mission accomplie. Nos produits sont désormais traités par la messagerie comme des produits standards. Et puis, nous avons travaillé sur l'élargissement des horaires de chargement et déchargement. Cela leur facilite la tâche, nous sommes désormais un client attractif".

Après l'appel d'offres, il est utile de vérifier minutieusement les facturations. "Les tarifications sont tellement complexes que les erreurs sont très fréquentes", alerte Bénédicte Secroun. "Il faut faire du cost management pendant plusieurs mois lorsque de nouveaux contrats sont signés".