[Tribune] Gestion du risque et performance achat

En quoi la fonction achat a-t-elle un rôle majeur à jouer dans la gestion des risques ?

La fonction achat ayant un rôle d'interface entre les partenaires externes et les services de l'entreprise, voit son métier se complexifier et se voit impliquée de façon plus importante dans les décisions stratégiques de l'entreprise. Sa responsabilité vis-à-vis de l'exposition au risque s'est parallèlement intensifiée.

Parce qu'il est de la responsabilité des exécutifs de l'achat de pouvoir démontrer en permanence que les dispositifs opérationnels en place (gouvernance, processus, procédures et tableaux de bord) sont efficaces et que:

- Les opérations sont maîtrisées à tous les niveaux de la chaîne de valeur,

- Les aléas potentiels sont contenus et sous contrôle

- Les états financiers (reporting) reflètent une certaine réalité économique

Nous considérons, de fait, que la performance achat ne peut être uniquement définie par la seule différence entre résultats escomptés et résultats obtenus. Nous recommandons fortement la prise en compte, comme variable de pondération, de tout ce qui a été mis en oeuvre pour atteindre le résultat. Que ce soit les données inflationnistes sur les matières ou les services, mais aussi les informations macro-économiques sur l'évolution des taux de change ou des PIB. Sans oublier les données climatiques ou géopolitiques qui impacteront assurément la chaîne de la valeur à un moment ou à un autre.

De mon point de vue, la performance achat revêt des aspects multiples qui méritent d'être abordés dans une logique plus globale que la seule approche financière.

Il m'est donc apparu légitime de m'interroger sur la pertinence d'une méthodologie particulière qui impliquerait de détecter les dysfonctionnements et les risques, de les analyser, d'en déterminer leur importance et leur impact sur la performance à venir et de les garder sous contrôle à l'aide d'indicateurs pertinents. Ceci afin d'être en capacité de fournir à l'entreprise une assurance raisonnable quant à la réalisation d'objectifs qualitatifs et quantitatifs.

Une méthodologie simple basée sur des outils reconnus existe

1° étape - la maîtrise du portefeuille achat : cela suppose une bonne connaissance du marché et du segment à considérer, une vision claire des structures de coûts et des éléments économiques en jeu. De cette étape apparaitrons les premiers éléments de contraintes et de risque (interne et externe)

2^e étape - la veille stratégique, qui nous permet de disposer à tout moment de la bonne information. Qu'elle soit réglementaire ou normative et d'adapter/surveiller l'environnement considéré pour sécuriser les actifs par l'identification des menaces et des risques pays. Le périmètre d'investigation est, dans un premier temps, large et complexe, car il doit intégrer des éléments macro-économiques, sociétaux et légaux. Il sera réduit au fur et à mesure des investigations et de l'évaluation des impacts sur le business de l'entreprise.

3e étape - la mise en place de la matrice des contraintes, qui nous permet d'inventorier l'ensemble des contraintes, typés et déclinées par segment d'achat. Ce qui, aligné sur la matrice de Kraljic, nous permet de visualiser rapidement la posture à tenir et la qualité des ressources à mettre en oeuvre. Ces éléments, clairement identifiés et mesurés constituent à eux seuls des informations pertinentes à suivre de manière régulière sur les tableaux de bord de l'activité achat.

4e étape - les tableaux de bord : l'outil de pilotage par excellence puisqu'ils reprennent de manière synthétique et factuelle l'ensemble des indicateurs majeurs à tenir sous surveillance. La mise à jour régulière et l'observation des variations permettant de dégager des priorités d'action au regard de l'impact probable sur les résultats économiques de l'entreprise.

Pour conclure, je renforcerais l'idée qu'aborder la performance achat, en y intégrant les éléments liés aux risques, nous donne un autre éclairage plus complet que celui plus traditionnel de la mesure des "savings" (économies d'achats). Ceci en mettant l'accent sur l'amélioration de la qualité des engagements externes. D'autant que j'ai intégré, dans mon approche, des indicateurs visant à s'assurer au mieux du respect des règlementations et des procédures. On garantit ainsi une meilleure prise en compte de l'efficience de la fonction pour finalement contribuer indirectement à une amélioration de la performance achat.