[Tribune] Analyse des dépenses et Purchasing Intelligence: le tandem gagnant des achats

Mesurer, oui, mais mesurer quoi ?

Le SI achats doit permettre à la direction achats d'obtenir de façon simple et intuitive la réponse aux questions essentielles à son activité, selon le plan d'achats qu'elle a construit en accord avec la stratégie de l'entreprise. C'est là une clé fondamentale pour passer de l'outil de gestion à l'outil de pilotage. Ces questions sont principalement les suivantes :

- Comment puis-je savoir que mes RFX / eAuctions sont efficaces ?
- Comment puis-je suivre le taux d'observance des contrats ?
- Comment savoir que les conditions de mes contrats sont honorées par mes fournisseurs ?
- Puis-je bénéficier de conditions de paiement anticipé ? Quels sont mes termes de paiement ?
- Puis-je comparer mes données avec le marché ?

Ces questions, vous l'aurez compris, découlent directement des objectifs que la direction achats se fixe pour l'année, et seront adaptées selon la réalité de l'entreprise. Cela suggère que l'outil puisse être assez flexible ou modulaire pour s'adapter à l'environnement de l'entreprise, et qu'il puisse évoluer pour être toujours en phase avec les besoins des utilisateurs.

La purchasing intelligence, au service de l'entreprise agile

Au fil de nos tribunes, nous revenons aussi régulièrement sur l'importance de pouvoir disposer d'interfaces claires, d'utiliser des applications les plus simples à l'usage et d'automatiser toutes les tâches répétitives et chronophages pour permettre aux acheteurs de produire toute leur valeur ajoutée réelle. L'outil doit nécessairement permettre de répondre à ces différentes questions très rapidement, et dans des formats clairs, simples à comprendre et à commenter.

La finalité de la mesure est d'identifier les points de blocage de l'activité afin d'être capable d'apporter des correctifs adaptés de façon éclairée. Après avoir défini ce que l'on doit mesurer, construit les bons supports de reporting, il faut se demander comment résoudre les problématiques et encore une fois, se poser les bonnes questions:

- Si je constate une mauvaise évaluation sur un ou plusieurs fournisseurs : quelles actions puis-je mettre en place pour améliorer la situation ?
- Si je constate un pic de dépense inhabituel : quelle en est l'origine, la cause ? Comment le diminuer ?
- Mon taux d'utilisation de l'outil peut encore être amélioré : quelles évolutions dois-je apporter ? Comment inciter les collaborateurs ou les fournisseurs à renseigner leurs données ?

Les réponses à ces différentes questions permettront la mise en oeuvre de plans d'action pertinents et forcément productifs, dans une dynamique d'amélioration constante.