Une réinvention qui doit passer par un changement organisationnel

Les achats doivent non seulement réinventer leur organisation mais aussi rechercher de nouvelles compétences afin de se rapprocher du prescripteur, par exemple en détachant dans certains cas un acheteur au sein même d'une squad, un profil qui doit posséder des compétences techniques et agiles de façon à savoir détecter et comprendre rapidement le besoin. Il pourra ainsi adapter le processus sans perte de temps et décliner pertinemment la stratégie des achats. De plus, les panels fournisseurs évoluent avec la multiplication de start-up et de petites structures locales innovantes : l'accompagnement au développement fournisseur nécessite alors des acheteurs implantés localement et proches des problématiques techniques.

Réviser et alléger les processus achats pour les rendre plus rapides

Il n'est en effet pas rare d'identifier jusqu'à 90% de tâches à non-valeur ajoutée sur ces processus, notamment en phase de validation. Des initiatives Lean ont ainsi permis d'accélérer les processus sans atténuer leur efficacité.

Cela passe par la suppression des redondances : exit l'approbateur sollicité 3 fois à 1 semaine d'intervalle. Par la diminution des temps d'attente, qui passe souvent par l'automatisation de tâches à faible valeur ajoutée telles que les relances, ou par l'identification claire des acteurs et des prochaines étapes qui permet d'engrener le processus sans temps de flottement.

La qualité est aussi au coeur de la démarche avec de l'autocontrôle et des détrompeurs. Et, comme toute action Lean, l'homme doit être au coeur de la démarche avec une meilleur adhésion des différents acteurs via une digitalisation intelligente (outil simplifié et plus visuel, alertes correctement quantifiées, etc.).

Un changement de paradigme pour les achats

Traditionnellement, comme par exemple lors d'un développement en cycle en V, un projet était défini en fonction d'un périmètre figé, le coût et les délais étant considérés comme des variables libres. L'appel d'offres permettait par la suite de figer ces deux paramètres et les achats s'assuraient du respect de ce triptyque. Avec l'approche agile c'est au contraire les délais et les coûts qui sont fixés ; le périmètre quant à lui reste libre tout au long du développement. Cela nécessite de revoir ses habitudes (KPI, tactique de négociation, etc.) et de passer de contrats parfois trop rigides à des contrats construits autour d'un principe de flexibilité.

Changement du paradigme périmètre-coût-délais : approche en cycle en V vs approche agile

Les projets en approche agile ont débouché naturellement sur un principe d'agilité à l'échelle : c'est l'ensemble de l'organisation qui doit se transformer pour accompagner les développements projets et innovations afin de maximiser les bienfaits de l'agilité. Les achats, qui ont connu un formidable essor et ont mûri dans leurs pratiques ces dernières décennies, disposent aujourd'hui des outils et des compétences pour se réinventer et rester une fonction stratégique de l'entreprise. Il s'agit pour eux de continuer à assurer avec brio leurs missions actuelles tout en revenant aux fondamentaux : mettre au centre de leurs préoccupations la relation avec leurs prescripteurs.