(Tribune) Les directeurs achats, meilleurs amis des CFO

Un acheteur n'achète pas, il négocie

L'erreur est souvent de mise dans les murs de nos entreprises : le métier d'un acheteur n'est pas d'acheter, mais de négocier, de trouver les meilleurs fournisseurs, d'obtenir les meilleures conditions possibles pour son entreprise. Les approvisionneurs ont besoin d'un accès permanent aux informations de l'entreprise ne serait-ce que pour pouvoir passer une commande. Le processus de passage et de gestion des commandes est en effet généralement intégré au niveau des départements supply chain et finance au sein de l'entreprise. Le département achats a beau mettre en place des contrats cadre, si ceux-ci ne sont pas répercutés au niveau du processus de commande géré par la finance, ils sont tout simplement inutiles.

Imaginons un instant que les achats parviennent à négocier des conditions plus avantageuses (de prix, de délai de livraison ou de paiement...) lors d'un nouveau contrat passé avec l'un de ses fournisseurs. Si l'ERP mis en place au niveau de la finance (qui passe effectivement la commande) n'a pas intégré ces nouvelles informations (cela peut prendre jusqu'à 8 mois dans certains grands groupes à cause d'un processus défaillant ou l'existence de contrats groupe), alors les prochaines commandes seront toujours passées aux anciennes conditions. Il y a là un manque à gagner évident dû au processus du traitement de l'acte d'achat : un enjeu important pour une meilleure collaboration achats-finance, permettant de gagner en efficacité, en performance et en compliance.

Il existe d'ailleurs un indicateur permettant de mesurer l'étendue de ces dysfonctionnements : le taux de couverture d'achats sous contrat, soit le pourcentage des commandes faisant référence à un contrat à jour. Plus ce pourcentage est élevé, plus la fonction achats se retrouve valorisé au niveau du P&L et du CFO. C'est un indicateur fiable de la qualité de la collaboration, négligée mais pourtant indispensable, entre SI achats et SI finance.

Faciliter la gestion des risques réglementaires et de dépendance financière

Les CFO doivent évoluer en permanence dans une jungle épaisse de réglementations leur rendant la tâche toujours plus compliquée. Parmi les règles moins médiatisées, on en trouve deux qui peuvent avoir des conséquences dramatiques si le lien avec le SI achats n'est pas suffisamment fort.

En effet, la loi impose que les grands groupes réalisent 30% de leurs achats avec des PME françaises, sous peine de se voir infliger des amendes pouvant facilement atteindre plusieurs millions d'euros. Si le sujet est piloté en interne par le département achats, le besoin d'un échange régulier avec la finance est ici évident. Pourtant, trop souvent dans les entreprises, aucune alerte au niveau finance n'existe pour signaler que l'on approche de ce seuil et le CFO n'a pas non plus accès aux informations fournisseurs.

La deuxième est la règle de dépendance financière qui stipule qui si un fournisseur possède plus de 22% de chiffre d'affaires réalisé auprès d'un seul client, le fournisseur peut légalement demander à son client de le racheter. Un risque majeur dans les grands groupes, si SI achats et SI finance ne sont pas assez intégrés pour obtenir une vue globale et centralisée des relations et du statut de la relation avec chaque fournisseur.

Ces trois aspects soulignent le besoin d'un SI achats qui intègre le fournisseur à 360°, permettant de partager plus facilement et rapidement les informations nécessaires au CFO pour piloter efficacement son P&L. Cela passe par la mise en place d'outils pour analyser les dépenses et des systèmes intégrés de pilotage des contrats, de leurs conditions et du traitement des demandes d'achat et des commandes. Avec un processus de paiement mieux maîtrisé et des fournisseurs pouvant être payés plus vite, l'entreprise peut même espérer profiter d' "early payment discounts" (remises sur le prix pour paiement anticipé). Visibilité et performances améliorées pour les achats, gain en efficacité et en productivité pour la finance, et économies conséquentes pour toute l'entreprise sont à la clé.