Une force digitale au service des CPO-CFO

En confiant les actions chronophages à une plateforme de RPA, le CPO et CFO se dotent d'assistants digitaux disponibles 7 jours/7 et 24 heures/24 pour faire gagner du temps à leurs collaborateurs, les décharger de tâches fastidieuses et garantir une meilleure fiabilité et traçabilité des processus.

Automatiser les processus P2P

Les cas d'usage majeurs à la croisée des fonctions CPO et CFO tournent autour du processus P2P (Procure-To-Pay). Il est généralement considéré que la robotisation du P2P permet de gagner de l'ordre de 25 à 40% de productivité sur une année, selon les processus automatisés et l'ampleur de la transformation par rapport à des processus manuels.

Dans ce contexte, la RPA intervient à deux niveaux complémentaires pour, d'une part fluidifier les processus transactionnels :

- La gestion des contenus et notamment du catalogue de produits et services référencés.

- La rédaction des projets de contrats (reprenant des modèles existants préétablis à alimenter) ainsi que l'évaluation des fournisseurs et prestations afférentes.

- Les demandes d'achats, avec leurs flots de circuits d'approbation, de reports de référents fournisseurs / produits.

- La génération des bons de commandes et réception de ceux-ci puis rapprochement avec la facture.

Et d'autre part, faciliter l'analyse des données :

- Analyse des dépenses ("spend analysis") : consolidation de sources, enrichissement de données, reporting.

-Constitution et analyse des budgets achats, avec une série de reports à nouveau et de combinaison de sources de données à consolider et de variances à tirer.

Une technologie complémentaire aux solutions S2P

Pour pallier la lourdeur des ERP, bon nombre d'entreprises ont déjà digitalisé les processus que nous venons de décrire en mettant en place des solutions de S2P (Source-To-Pay) ou de P2P (Procure-To-Pay). Cependant, force est de constater qu'il existe encore de nombreuses tâches manuelles qui ne sont pas gérées par ces solutions. Ce qui explique sans aucun doute qu'un nombre croissant d'entreprises ait recours à la RPA ces dernières années et ce phénomène n'est pas près de s'arrêter. Selon le Gartner, les dépenses mondiales en logiciels de RPA qui ont bondi de 63% en 2018 connaîtront une croissance à deux chiffres dans les prochaines années.

Pour illustrer notre propos, voici trois exemples très concrets de processus automatisables pour simplifier la vie des achats et de la finance :

- Téléchargement des factures des entreprises publiques (EDF...) : connexion au portail du fournisseur, téléchargement et dépôt du document dans un répertoire, envoi d'un mail à l'acheteur de la catégorie et au comptable fournisseurs.

- Création d'un compte fournisseur : saisie des données dans l'ERP, connexion à un site web (e-attestation, societe.com...) pour trouver le Siret, le numéro de TVA Intracom, le numéro de téléphone du standard...ou toute autre information disponible. Re-saisie des données dans la solution e-achat et envoi d'un mail pour confirmer la création du compte.

- Analyse des dépenses : connexion au compte fournisseurs dans la comptabilité, saisie des historiques de paiement dans un fichier Excel, saisie dans ce même fichier des prévisions d'achat pour les mois à venir issue de la solution de prévisions budgétaire, création d'un graphique des données sur 1 an.

En conclusion, la RPA est une technologie qui va s'imposer rapidement aux CPO et CFO car elle répond parfaitement à leurs enjeux majeurs que sont l'efficacité opérationnelle, la sécurité, la réduction des coûts et la satisfaction des collaborateurs. De nombreuses entreprises ont déjà franchi le pas de la RPA et pas seulement les banques ou les grands groupes. D'ailleurs, les directions générales observent avec attention la célérité des CPO et des CFO à adopter cette technologie dans leurs services. La question n'est donc pas "Faut-il intégrer la RPA" mais plutôt "Quand et comment commencer ?".

C'est pourquoi le déploiement de cette solution se doit d'être correctement orchestré. Un démarrage réussi et une bonne gestion du projet au long cours sont donc clés. Dans notre prochain article, nous évoquerons les conseils pour la mise en oeuvre des premiers robots et les bonnes pratiques pour le passage à l'échelle.

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