Comment Colas sécurise son processus d'e-procurement

Objectif : que 80 % des besoins obtiennent une réponse à travers les catalogues

En termes de système d'information, le groupe a décidé d'évoluer vers une nouvelle version de JD Edwards et d'y connecter différent outils métiers, harmonisés et modernisés (gestion des chantiers, gestion des commandes, planification des ressources, etc.).

Sur le périmètre des achats, l'objectif est de remplacer les différentes solutions existantes par un outil unique, en se concentrant d'abord sur la chaîne allant de l'expression du besoin à la demande d'achats, pour amener les chantiers à formaliser dans l'outil la passation des commandes sur catalogues et à appliquer les contrats cadres négociés localement par les acheteurs.

La mise en place du nouvel outil doit aussi permettre de réduire le panel, qui avoisine 45 000 fournisseurs en France, dont un faible pourcentage génère 80 % des factures. Après avoir scruté le marché, Colas a opté pour Coupa. "Nous l'avons comparé à tous ses principaux concurrents, ainsi qu'à la solution déjà en place chez Bouygues Construction, une autre filiale du groupe, explique Fabien Mercherz. Au-delà de la couverture fonctionnelle et du cadre standard de la solution, l'ergonomie et la simplicité ont fait la différence".

Aujourd'hui, cinq sites pilotes sont en cours au Maroc, en Angleterre et en France, pour une centaine d'utilisateurs au total. Plusieurs mois ont été consacrés au paramétrage et, surtout, à l'interfaçage des référentiels (fournisseurs, chantiers, utilisateurs). Le module de gestion des notes de frais a déjà déployé auprès de 10 000 utilisateurs. Désormais, le déploiement à grande échelle est imminent, qui va nécessiter un effort important, en particulier en conduite du changement.

Pour chaque filiale, le projet sera conduit par vagues et se fera sur neuf mois en moyenne, depuis la communication et l'étude des spécificités locales jusqu'au démarrage, en passant par l'alignement de l'organisation, le paramétrage, la validation des contenus, la formation, etc. A chaque fois, les résultats seront mesurés à travers des indicateurs, notamment le taux des réceptions basées sur des commandes effectivement passées dans Coupa.

L'ambition de Colas : que 80 % des besoins obtiennent une réponse à travers les catalogues. Plus tard, un indicateur de mesure des économies en fonction du taux d'utilisation des contrats devrait être mis en place.