Redimensionner les achats

Parallèlement au travail à mener auprès des fournisseurs, il s'agit également de s'intéresser aux pratiques d'achats internes et de sensibiliser les prescripteurs internes à la nécessité de maîtriser les dépenses. Laurent Delarbre, associé chez TNP consultants, estime que le rôle des achats en matière de maîtrise du cash se situe aussi dans le fait de challenger les besoins. "Ils peuvent notamment, avant d'acheter des PC, faire le bilan de ceux que l'entreprise détient déjà, en recycler certains, etc. En matière d'informatique, bien des achats sont faits au-delà des besoins, par habitude", pointe-t-il. Pour lui, la remise en cause des besoins est le levier le plus intéressant pour générer du cash. "Les négociations sont moins efficaces, surtout en ce moment, alors que la crise n'est pas passée", souligne-t-il. Didier Louro met également le contrôle des dépenses, donc la nécessité de revoir les priorités d'achat, au coeur des missions prioritaires et indispensables des directions achats.

Attention cependant à ne pas trop limiter les dépenses, au risque de se retrouver en rupture d'approvisionnement : ce fut, en effet, un sujet de tension lors du pic de la crise actuelle et les entreprises qui avaient décidé de sécuriser leurs stocks s'étaient félicitées de cette décision. Les achats doivent donc se transformer en équilibriste, réduire les dépenses, mais pas trop. "Il y a une réflexion globale à avoir avec les métiers et la supply chain sur le bon niveau de stock pour être en mesure de travailler en flux tendus, tout en garantissant les capacités de production. Il s'agit de faire évoluer la culture d'entreprise à ce sujet", affirme Thierry Mercier, partner achats dans la practice Finance, Risques et Procurement chez Wavestone. Bien sûr, les achats ne sont pas les seuls décisionnaires à ce sujet, mais ils peuvent apporter leur connaissance des fournisseurs, afin de ne pas se focaliser uniquement sur la valeur des stocks et la durée moyenne de détention ; ils peuvent aussi prendre en compte les risques d'approvisionnement. Il ne s'agirait pas, en effet, de stopper la production, car un élément, même secondaire, vient à manquer. C'est aux achats de pointer ces risques pour permettre de prendre les bonnes décisions quant au niveau des stocks.

Toujours vis-à-vis de l'interne, Laurent Delarbre voit une autre manière de préserver la trésorerie : le redimensionnement des budgets, dans lequel, selon lui, les achats ont un rôle à jouer.

"Avec la crise, l'activité a ralenti et de nouvelles façons de faire sont apparues. Il y a, par exemple, moins de déplacements. Il faut donc redéfinir les budgets en suivant ces évolutions", explique-t-il, précisant que ce travail est important pour éviter que le budget économisé par ces nouvelles façons de fonctionner ne soit dépensé ailleurs par les entités. "Le rôle des achats est de redéfinir le budget au plus juste, en se fondant sur les données réelles."

La question du leasing

Ces réflexions sur la manière d'acheter de l'entreprise mène naturellement au sujet du leasing : pourquoi ne pas cesser d'acheter, pour louer ? Pour Thierry Mercier, il s'agit même du premier levier que les achats peuvent activer pour dégager du cash. "Au-delà des PC et des véhicules, peu d'entreprises utilisent pleinement cet outil financier dans ses différentes formes. Pourtant, cela permet d'améliorer la gestion du Capex et de passer des coûts fixes en coûts variables, ce qui apporte souplesse et agilité", estime-t-il. Un outil et une réflexion qui ne sont pas nouveaux, mais que la crise remet au goût du jour. Dans la même idée, Grégory Wanlin mentionne le Software as a Service (SaaS), mais aussi le Light as a Service. "L'entreprise paie pour un niveau d'éclairage sous forme d'un abonnement et le sous-traitant fournit les lampes, l'installation et la maintenance", décrit Grégory Wanlin. Cela permet, par exemple, d'équiper ses bâtiments de led sans faire un gros investissement de départ. Grégory Wanlin parle aussi des distributeurs de boissons que l'on peut trouver dans les stations-service, par exemple : le distributeur est totalement géré par le fournisseur qui touche un pourcentage sur les ventes de boissons.

"Le donneur d'ordre ne paie son fournisseur que lorsqu'il a lui-même touché son cash", souligne Grégory Wanlin. Un modèle dont il est possible de s'inspirer pour d'autres types de service. "Cela nécessite que la direction achats ait une bonne connaissance de ce que l'entreprise achète et des réels besoins", remarque-t-il. Il y reste donc pas mal de choses à inventer autour du leasing, des abonnements, etc.

Thierry Mercier souligne cependant que cette bascule de l'achat vers la location n'est pas toujours facile. Premier frein : le budget, sur lequel il va falloir revenir. "Il va également falloir identifier de nouveaux fournisseurs, car ce ne sont pas forcément les mêmes qui vendent ou louent du matériel", précise Thierry Mercier. Il invite également à travailler de manière étroite avec la direction financière, pour bien maîtriser des notions telles que la valeur résiduelle ou, encore, le taux de rendement interne attendu.

Au-delà du leasing, se pose aussi la question du "make or buy". Pour dégager du cash, Laurent Delarbre conseiller de réinternaliser certaines choses. "Cela a un impact direct sur le cash, puisqu'il n'y a plus de sous-traitants à payer", insiste-t-il, reconnaissant, cependant, que cela exige de trouver une organisation différente, des formations à dispenser, etc. Pour lui, le rôle des achats est de montrer quelles compétences peuvent être réinternalisées. Il a notamment aidé une entreprise à réaliser, en interne, des opérations de maintenance qui ne demandaient pas de compétences exceptionnelles et qui étaient rémunérées très cher. Thierry Mercier met cependant en garde : "La réinternalisation de certains business s'effectue sur plusieurs années et pas de manière réactive. Le "make or buy" ne peut pas constituer une réponse immédiate à la période actuelle." Mais la crise et les problématiques de cash qu'elle engendre peuvent, néanmoins, amorcer des réflexions autour de ces sujets.