Achats : sur quels leviers repose une politique d'optimisation ?

Un marché confidentiel

La gestion des achats résulte d'un processus au périmètre bien délimité qui couvre un large spectre allant de l'écoute du besoin des clients internes à l'analyse des offres des fournisseurs, en passant par la négociation et la gestion des risques. Entamer un virage stratégique nécessite donc, dans certains cas, une réorganisation. Pour cela, l'accompagnement par un cabinet conseil permet de bénéficier d'un regard extérieur et d'une méthode éprouvée. Selon le baromètre des Achats de conseil 2013, il semble que les acheteurs aient une bonne opinion de la relation qu'ils entretiennent avec les consultants.

En revanche, ces derniers estiment, pour leur part, qu'elle se dégrade. Une divergence de point de vue que les auteurs du baromètre analysent comme la conséquence des restrictions budgétaires, qui n'épargnent pas les achats de conseil. Au-delà des effets de la conjoncture, ils y voient aussi la persistance d'un rapport de défiance. Or, pour les directions des achats, ces cabinets de conseil sont une force de travail qui apportent des compétences et des bonnes pratiques.

Plus d'une centaine d'acteurs, de diverses tailles, se partagent le marché, et 60 % d'entre eux environ, soit 80 cabinets, sont membres du Syntec Conseil en management. Lorsque l'objectif de la réorientation stratégique ne concerne que la réduction des coûts, la direction des achats peut faire appel à un cabinet de cost killers. Le Syndicat des conseils opérationnels en optimisation des coûts (Syncos) regroupe une quinzaine de spécialistes en la matière, parmi lesquels Alma Consulting, Groupe Altax ou Esalys.

Une méthodologie rigoureuse

Selon le cabinet Crop and co, un projet d'optimisation des achats se découpe en trois phases.

- Le diagnostic : pour réaliser cet audit, les consultants rencontrent les équipes impliquées dans le processus d'achat (acheteurs, clients internes, direction générale), collectent puis analysent l'ensemble des données (dépenses par fournisseurs, produits).

- L'élaboration du plan : l'étude des données permet de déterminer les enjeux (la réduction des coûts, par exemple) puis de définir l'organisation à mettre en place et les actions à déployer, l'ensemble étant synthétisé dans un business plan.

- Le déploiement : il s'agit de la mise en oeuvre opérationnelle des actions planifiées. Des ateliers peuvent être créés afin de permettre aux experts d'implémenter les processus, les outils et les procédures, voire de proposer une charte des bonnes pratiques en matière d'achat.

La première étape, sur la voie de l'optimisation, est la rédaction d'un cahier des charges. Précis, ce document recense toutes les informations qui concernent le contexte d'achat, les caractéristiques du produit ou du service, les conditions commerciales (coût, mode de facturation) et les critères auxquels les fournisseurs doivent répondre pour concourir (engagement RSE, par exemple). Il est élaboré par l'acheteur, en collaboration avec les futurs usagers, afin de bien cerner les besoins et d'identifier l'offre qui pourra le mieux y répondre.

Selon Jean-Arthur Pinçon, expert en achats et développement de l'innovation au sein du cabinet Origa Consulting & Advisory, quatre erreurs sont à éviter. La première est de " confondre besoin et solution ", car il s'agit de ne pas brider la créativité. L'expert cite un exemple qui a fait grand bruit, celui de la SNCF qui " a perdu plusieurs milliards d'euros pour avoir défini techniquement les rames qu'elle souhaitait acheter plutôt que son besoin ". La seconde erreur est de " spécifier un niveau maximum de performances ", avec l'idée que qui peut le plus peut le moins. Ici, le risque est de se voir proposer des solutions surdimensionnées. La troisième est de " déterminer des critères d'évaluation des offres en les déconnectant de l'analyse du besoin ", et donc de ne pas s'en tenir exclusivement aux critères traditionnels (prix, délais, etc.). Enfin, la dernière erreur est de " pondérer les critères d'analyse des offres sans aucune démarche rationnelle ". Ce pourrait être le cas lors de l'achat d'un copieur sur le seul critère d'un prix attractif, sans considérer le coût des consommables.