Démontrer la valeur ajoutée des achats
Mais si on parle de contentieux récurrents comme dans le secteur de la Banque ou de l'Assurance, ce type de prestations peut-être forfaitisée. "On parle ici d'une moyenne de dizaine de contentieux où les prestations peuvent être mises dans des cases", précise François Tourrette de Brapi. Dans ce cas, comment les achats peuvent-ils démontrer leur valeur ajoutée? "Il est possible de négocier une remise sur des taux ainsi que sur des prestations complémentaires (facturations des impressions ou des frais de téléphonie, etc.). Mais, il s'agit également de standardiser les formats de réponses", indique Patricia Euvé d'EPSA. Ses conseils aux acheteurs: "Il faut une plus grande approche d'écoute auprès des métiers (en l'occurrence le service juridique) et ne pas avoir une vision centrée sur la réduction des coûts. Enfin, il ne faut pas se montrer donneur de leçons et savoir faire preuve d'humilité". En d'autre termes, savoir mettre en avant ses soft skills.
"Il ne s'agit pas de laisser la main aux achats" - Alexandre Billard, directeur achats RIVP (Régie immobilière de la ville de Paris)
La Régie immobilière de la ville de Paris a lancé début 2018 un appel d'offres auprès de cabinets d'avocats, suite à l'échéance des contrats. Au final, dans le cadre d'une procédure dite adaptée, une quinzaine de cabinets d'avocats spécialisés par domaine (droit social, droit de la construction, droit locatif,..) ont été retenus dont 6 déjà référencés sur les 20 cabinets du précédent marché. Avec une grande nouveauté permise par la réforme de la commande publique: celle de la négociation. Et l'occasion pour les achats de démontrer leur savoir-faire en la matière. "Pouvoir négocier avec les cabinets a permis de faciliter les choses pour la direction juridique. Cette dernière a ainsi pu rencontrer l'ensemble des cabinets lors de l'appel d'offres, comprendre leur savoir-faire, organisation, méthodes, ... Ce qui est assez rassurant dans l'achat de prestations intellectuelles. Car cela permet de s'assurer que les besoins sont bien compris tout en optimisant les conditions d'achat ", explique Alexandre Billard, directeur achats de la RIVP. D'une façon générale, la direction des achats intervient sur tous les marchés supérieurs à 100 000. "Soit plus de 80 % des achats ", souligne le directeur achats. Ainsi, la direction achats accompagne la direction juridique dans la structuration de son dossier de consultation, le pilotage de l' appel d'offres, ainsi que la négociation. "La direction juridique décide des des critères dans la sélection des offres. Il ne s'agit pas de laisser la main aux achats. Il faut que la direction opérationnelle s'approprie la démarche. C'est un travail commun de s'assurer que l'acte d'achat soit efficace dans des conditions compétitives ", détaille Alexandre Billard. Une collaboration entre direction juridique et direction achat sans doute plus facile dans le domaine de l'achat public où la mise en concurrence est une obligation, selon lui.
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