Les 8 règles d’or pour entretenir la flamme avec vos fournisseurs

Ce n’est pas simple de construire de bonnes relations avec vos fournisseurs, et il est encore plus difficile de les maintenir. Cela demande du travail, des efforts et du temps. Et plus cette relation dure longtemps, plus elle demande une attention particulière pour entretenir la flamme avec vos fournisseurs.

Ce n’est pas simple de construire de bonnes relations avec vos fournisseurs, et il est encore plus difficile de les maintenir. Cela demande du travail, des efforts et du temps. Et plus cette relation dure longtemps, plus elle demande une attention particulière pour entretenir la flamme avec vos fournisseurs.

Mais que se passe-t-il quand l’une des deux parties ne remplit pas son contrat et profite d’un arrangement présumé qui commence à avoir des répercussions négatives sur votre entreprise?
Que faites-vous quand un changement de circonstances implique de renégocier vos conditions?
Comment vous sortir d’un partenariat indésirable et autodestructeur alors que changer les choses pourrait être coûteux et difficile à mettre en œuvre?

La phase cachée de la lune

Pour les Achats c’est une histoire vieille comme le monde, comment gérez vos fournisseurs qui augmentent leurs prix sans vous avertir alors que vous avez la pression d’un contrat sur le long terme avec eux? Vous arrêtez et vous suivez?
Cela dépend de la nature et de l’origine de votre relation avec ce fournisseur. Considérez comment vous l’avez sélectionné en premier lieu : un bon feeling, la proximité géographique…La réduction des coûts n’est que la face visible de la lune. Si vous pouvez satisfaire toutes les conditions sous-jacentes (réduction du risque, sécurité, protection des marges et demandes personnelles) vous pourrez négocier de manière beaucoup plus efficace.

Vous avez le pouvoir

C’est normal d’être intimidé par des fournisseurs qui semblent faire la pluie et le beau temps dans votre relation. Vous devez croire en votre pouvoir d’acheteur. Certains de vos fournisseurs semblent avoir le dessus ? Pensez à l’analogie de David et Goliath :

"Les professionnels des Achats sont comme David. Ne sous-estimez pas votre influence ou abandonnez tout espoir pour votre organisation. Vous avez le pouvoir de négocier. N’abandonnez pas!"

Malheureusement tous les fournisseurs ne sont pas enclins à travailler en bonne intelligence. Parfois, toutes les parties ne sont pas considérées comme égales.

Recherchez la relation win-win

Lorsque vous arrivez dans une nouvelle société et que vous héritez des fournisseurs choisis par vos prédécesseurs, cela peut s’avérer compliqué surtout si l’un d’eux ne vous convient pas vraiment et qu’aucune une autre alternative ne semble correcte. Néanmoins, cela fait partie de votre travail de collaborer avec ce fournisseur même s’il peut sembler plus difficile de négocier avec lui.
Si vous êtes dans ce cas de figure, une bonne préparation des négociations est essentielle pour vous assurer que vous connaissez bien ce fournisseur, ce qui est important pour lui et ce qu’il attend de cette relation. Ainsi, vous serez plus à même de discuter des points d’amélioration des deux côtés et faire en sorte que le nouveau contrat soit gagnant pour les deux.

Faites connaître clairement votre position

Il est difficile de maintenir de bonnes relations avec vos fournisseurs quand le turnover est élevé. En effet, certains fournisseurs ont tendance à tirer parti des rotations fréquentes des équipes, mais ils doivent savoir que l’équipe Achats dans son ensemble est alignée. Les prix doivent être traités de manière standardisée, peu importe avec qui vous travaillez.

Pensez votre relation comme un mariage

La relation avec votre fournisseur se travaille sur le long terme, pour le meilleur, mais parfois pour le pire. Il y a différents niveaux d’engagement qui nécessitent un travail continu. Si vous n’y êtes pas préparé, c’est votre faute. Si vous souhaitez dépasser les noces de coton, vous devez savoir dans quoi vous vous engagez et être certain de partager les mêmes attentes et respecter cet engagement.

Trouver le fond du problème

Que devez-vous faire lorsque vous faites face à un fournisseur qui refuse tout simplement de renégocier les conditions du contrat? Essayez d’identifier les motivations qui pourraient expliquer cette attitude. Pensez aux contraintes possibles auxquelles votre fournisseur fait face. Ensuite, testez vos hypothèses en posant des questions et lorsque vous comprenez ce qui pousse votre fournisseur à agir ainsi, vous trouverez cela beaucoup plus facile d’arriver à un accord.

Travaillez avec des fournisseurs que vous appréciez

La valeur d’une relation positive avec vos fournisseurs ne doit pas être sous-estimée. Prendre en compte la culture de l’entreprise est très important lorsqu’il s’agit de choisir ses fournisseurs. Cela est particulièrement vrai pour les contrats sur le long terme. Les personnes sont très différentes et travailler avec des personnes que vous appréciez est essentiel. Quand la relation n’est pas bonne, il est difficile de travailler intelligemment dans un climat de confiance.

Outillez-vous bien!

Des outils sont à disposition pour gérer efficacement la relation fournisseur tels que des SLA avec des KPIs pour les deux parties, des revues de performance, l’alignement des équipes de direction, un système de bonus, des audits, des retours 360 degrés… et ainsi entretenir la flamme avec vos fournisseurs!
Des solutions de Gestion des Fournisseurs telles que Determine sont aussi un moyen efficace pour poser les jalons d’une bonne relation en centralisant toutes les informations nécessaires au sein d’un même tableau de bord (contrats, commandes, informations bancaires, indicateurs clefs, notation…). Si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas nous demander une démonstration gratuite.