Comment maximiser la valeur tirée des solutions Source-to-Contract: L’analyse des dépenses et le sourcing (partie 1)

La partie amont du processus Achats appelée aussi l’Upstream ou le Source-to-Contract (S2C) englobe toutes les étapes liées à l’analyse des dépenses, le sourcing, la gestion des contrats et la gestion des fournisseurs.

La partie amont du processus Achats appelée aussi l’Upstream ou le Source-to-Contract (S2C) englobe toutes les étapes liées à l’analyse des dépenses, le sourcing, la gestion des contrats et la gestion des fournisseurs. Ces étapes sont indispensables pour comprendre et optimiser la façon dont une entreprise acquiert les biens et services nécessaires à son activité. Dans cette première partie, nous nous pencherons sur les étapes d’analyse des dépenses et sourcing.

Ces étapes du processus Achats ont un impact direct sur la capacité à obtenir une meilleure visibilité sur les dépenses, à générer des économies et à mener efficacement les politiques de gestion des risques fournisseurs et de conformité des contrats.

Les impacts de la digitalisation du processus Source-to-Contract sur l’entreprise

Bien que la plupart des employés d’une entreprise n’aient pas accès au logiciel Source-to-Contract, l’automatisation du processus amont peut avoir un impact considérable sur l’entreprise pour:

• Améliorer l’analyse des dépenses (catégories, récurrentes ou non, stratégiques ou non, etc.) pour prédire la demande de biens et services ainsi que leurs prérequis
• Réduire les processus manuels chronophages pour identifier les opportunités d’économies par le biais d’un sourcing sur une base fournisseurs existante ou nouvelle
• Création d’un répertoire de contrats pour améliorer la visibilité contractuelle et la conformité
• Centraliser les informations fournisseurs dans un seul répertoire et améliorer ainsi la compréhension de la performance et du risque fournisseurs

Malgré l’impact que peuvent avoir la mise en place de tels outils, les Achats n’impliquent pas toujours les autres directions métiers dans le choix de ceux-ci. Or, si l’entreprise projette d’élargir l’utilisation d’une solution (audience plus large et/ou ajout de fonctionnalités), avoir les besoins des autres métiers en tête est la clef du succès pour s’assurer d’une adoption maximale et donc d’un ROI effectif.

Analyse des dépenses – Que voulez-vous faire avec ces données?

Catégoriser et normaliser les dépenses est essentiel pour comprendre comment nous achetons et auprès de qui.
L’analyse des dépenses peut ainsi se faire sur plusieurs niveaux (par ligne achat, volume de dépenses par fournisseurs, centre de coût, localisation géographique, etc.) mais doit aussi prendre en compte les facteurs externes pour être exhaustive.

Les entreprises qui cherchent à implémenter une solution d’analyse des dépenses doivent savoir ce qu’elles attendent des données, comme par exemple:

• Identifier les économies réalisées
• Identifier les opportunités d’économies
• Définir le niveau de risque de chaque catégorie d’achats
• Etc.

Elles doivent aussi savoir ce qu’elles attendent de cette solution:

• Précision pour obtenir des données agrégées fiables
• Visualiser ces données pour les rendre “digestes” et intelligibles auprès des différents acteurs (Finance, Achats, métiers, etc.)

Sourcing – Gérer la complexité mais ne pas oublier les utilisateurs

En fonction de la stratégie de Sourcing choisie, les leviers à actionner peuvent grandement varier:

• Utilisation quotidienne de feuilles de calculs qui peut suffire dans certains cas
• Automatisation du processus d’appel d’offres et de gestion des enchères grâce à une solution Sourcing pour gérer les cas les plus complexes

Chaque entreprise a sa propre méthodologie en matière de Sourcing et considère que les outils Sourcing du marché ne répondent pas forcément à tous leurs besoins et à tous leurs processus.

Ainsi, lorsque les Achats cherchent leur solution Sourcing, ils vont d’abord penser aux cas les plus complexes pour gérer des appel d’offres demandant des fonctionnalités spécifiques comme la gestion de projet ou certains types d’enchères. Ils ne pensent pas forcément aux métiers et leurs besoins qui peuvent être très simples.

Ainsi, la solution Sourcing idéale doit être suffisamment flexible pour répondre à la fois aux besoins d’achats:

• Stratégiques pour qui le coût total de possession (TCO) ou des objectifs organisationnels plus larges sont définis (RSE, respect de normes, etc.)

• Tactiques pour qui le prix et la disponibilité sont les critères essentiels

Pour répondre à l’ensemble des cas d’utilisations simples comme complexes, une bonne solution Sourcing doit avant tout être facile à utiliser pour garantir son adoption par l’ensemble des utilisateurs.
Une fois adoptée, il est alors possible d’aller plus loin en intégrant de nouveaux niveaux de complexité (optimisation des enchères, approches cognitives de l’IA, etc.).

La deuxième partie sera dédiée à la gestion des contrats et des fournisseurs, étapes toutes aussi essentielles du processus amont.

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