RGPD et données RH: quelles solutions pour se mettre en conformité?

"Il ne faut pas conserver les données ad vitam eternam: vous devez même les effacer 5 ans après le départ de vos salariés. " Franklin Brousse

Ghislain Tuaz, directeur technique de Nibelis, complète le propos en évoquant le cas des bulletins de paie dématérialisés, édités uniquement au format électronique, pour lesquels les règles diffèrent⁽¹⁾: "Le coffre-fort électronique impose la conservation des données jusqu'aux 75 ans d'un salarié. L'entreprise est ainsi déchargée de ces problématiques, il ne lui reste plus qu'à s'assurer que les données ont bien été supprimées de ses serveurs lorsque le délai de conservation arrive à terme." Et de rappeler: "Si vos salariés ne sont pas équipés en matériel informatique, vous êtes tenu de leur remettre un dossier imprimé lors de leur départ. Dans un monde où la dématérialisation est devenue la norme, il devient complexe de gérer ce type de situation."

(1) Un décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d'activité précise la durée pendant laquelle l'employeur doit garantir la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé: le bulletin de paie doit être accessible soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans.