GED : faire de la donnée une valeur ajoutée

Des tableaux de bord permettent ainsi de faire émerger de nouvelles données, et fournissent des contenus plus personnalisés. "La GED est devenue un bon outil pour fournir des espaces de travail agiles et adaptés aux documents. On doit aujourd'hui au sein de chaque organisation pouvoir stocker des photos, des plans, des cartes, afin de faire de la GED un instrument véritablement collaboratif, en plus d'être une GED formelle incluant des fonctionnalités de gestion de documents probants et d'archivage", poursuit Bernard Olivier. Autre réalité : la GED est toujours plus présente en toile de fond. "Souvent, on ne la voit pas. On y a accès sans le remarquer via le logiciel de gestion RH par exemple", ajoute-t-il.

Un potentiel sans frontière

De nouvelles formes de documents s'apprêtent également à être gérées, comme des posts, des billets, des tchats, ou d'autres éléments issus des réseaux sociaux notamment. La GED s'avère être un outil des plus adaptés pour ces nouvelles métadonnées. La simple gestion de quelques documents word ou excel paraît dès lors bien loin. Les systèmes GED à venir s'apparentent plutôt à des super bases de données intelligentes et agiles, permettant de faire communiquer des acteurs, de les faire avancer.

"Le fait de mettre à profit les contenus des réseaux sociaux au sein des GED est peu fréquent pour l'instant. Il s'agit toujours à l'actuelle d'usages informels, de l'instant, mais cette approche va vite évoluer. Une part importante de la connaissance d'une entreprise transite déjà via ces plateformes. Il va donc rapidement se poser la question de la protection de ces informations, de leur conservation. La solution est d'importer ces éléments dans une GED ou d'implémenter dans ces outils des mécanismes de type GED", assure Bernard Olivier.