Les supers e-catalogues de Bouygues Construction

La stratégie achats de Bouygues Construction repose sur trois leviers principaux : standardisation, globalisation et internalisation. OEuvrant sur le secteur du bâtiment où traditionnellement les opérationnels en la personne des chefs de chantier sont maîtres de leur navire, Bouygues Construction a pourtant réussi à centraliser ses achats notamment en implémentant très tôt un outil d'e-procurement Oxa-proc d'Oxalys, interfacé avec SAP. Baptisé Pablo, pour Portail achats Bouygues en ligne pour les opérationnels, l'outil a récemment subi des évolutions qui peuvent paraître minimes mais dont les impacts sont significatifs. Le SI achats, en collaboration étroite avec l'éditeur et les différentes parties prenantes opérationnelles, a ainsi retravaillé ses e-catalogues tant au niveau de la recherche de référence qu'au niveau de l'organisation des catalogues électroniques en elle-même.

Les enjeux étaient multiples : le développement des contrats-cadres et la réorganisation des catalogues par périmètre géographique plutôt que par métier. Groupe multi-pays, Bouygues Construction souhaite, par cette réorganisation des catalogues, permettre à chaque métier de profiter du potentiel global de synergie de l'ensemble des activités du groupe. "La problématique était la suivante : plus de 7 000 collaborateurs engagent dans l'outil d'e-procurement quelque 600 000 commandes par an avec seulement quelques centaines d'acheteurs (environ 300-ndlr) pour piloter la stratégie achats, explique Paul Martin, responsable SI Achats et approvisionnement Bouygues Construction. L'objectif était donc de développer les contrats-cadres pour que 90% des commandes soient passées par des contrats et ainsi avoir un traitement des données plus performant."

Chez Bouygues Construction, le service achats est géré par deux types d'acheteurs : les acheteurs marché qui travaillent "au château" selon l'expression maison consacrée, et les acheteurs projet qui accompagnent l'opérationnel au sein de l'équipe chantier et passent donc l'essentiel de leur temps sur le terrain. "La position de la direction achats depuis quelques mois est que dès qu'un acheteur projet fait une remontée concernant un nouveau fournisseur identifié par l'opérationnel, celui-ci sera automatiquement l'objet d'un contrat-cadre rédigé par les acheteurs marché et intégré aux catalogues", détaille Paul Martin.

Au service de l'opérationnel

Et parce que dans le groupe l'opérationnel est roi, l'amélioration de la recherche de référence produit dans l'outil a également été un chantier d'importance pour le SI achats. Profitant d'un changement de version du logiciel (pour intégrer la dernière version d'Oxalys) et de tout l'accompagnement utilisateur que cela implique, le SI achats a travaillé sur la meilleure façon de collecter les demandes sur un périmètre large partagé par plusieurs pays. "Nous avons entre 500 et 600 e-catalogues pour quelques millions d'articles. Et malgré l'importance des catalogues et la puissance du moteur de recherche les utilisateurs nous faisaient remonter des difficultés à trouver certains articles spécifiques, relate Paul Martin. Or, l'opérationnel a besoin d'avoir le bon catalogue pour lui à un instant T le plus rapidement possible."

L'idée était donc de chercher par l'outil comment améliorer le temps de recherche et comment simplifier le parcours de recherche. En impliquant les utilisateurs dès le départ, le SI Achats, aidé par les équipes Oxalys, a effectué de légers cadrages technico-fonctionnels comme l'amélioration et la redéfinition des mots clés pour le référencement et la recherche. "Ce sont de petites améliorations qui changent tout pour l'utilisateur. Recherche, présentation et ergonomie ont donc été revues pour un maximum d'intuitivité", souligne Paul Martin. De plus, disponibles dans plusieurs langues, les catalogues électroniques sont désormais à même de servir la stratégie de fond qui consiste à aborder la gestion des commandes de façon horizontale et non plus verticale. "La mise à disposition des catalogues par périmètre géographiques est en cours. Ils sont disponibles par département voire par région pour certaines zones", précise Paul Martin. L'objectif ultime étant une harmonisation du processus au niveau mondial.