GED - Gagner en efficacité dans la gestion quotidienne

Dans un Livre Blanc publié en 2012, l'observatoire de la gouvernance de l'information GouvInfo indiquait que d'ici à 2020, "chaque être humain [traiterait] l'équivalent de 150 000 informations par seconde, soit quatre fois plus qu'en 2009". L'amoncellement et la diversification des données pèsent sur les organisations en particulier, rendant très compréhensibles le fait qu'un nombre croissant de sociétés se tournent vers des solutions de gestion électronique documentaire (GED). "Elles s'intéressent de plus en plus fréquemment aux solutions d'optimisation des flux et du traitement des procédures quotidiennes que représentent les fonctionnalités de GED", remarque Thierry Montaillier, chef de produits chez Toshiba TFIS, qui propose depuis peu la solution Docuware, synonyme de valeur ajoutée importante dans les entreprises.

Ces dernières peuvent par ce biais dématérialiser et fiabiliser la majorité des processus documentaires parmi les plus chronophages comme le traitement des factures fournisseurs, les demandes d'achat, la gestion des contrats, la gestion du personnel, des demandes de transport, ou encore les relations client. "Avec cette solution, nous ciblons les grandes entreprises qui disposent en interne d'ERP dont la particularité est de ne pas gérer ou de mal gérer ces tâches, et qui ont besoin de faire interagir la GED avec le système d'information de la société. On peut également y associer une solution de dématérialisation des factures", ajoute le responsable.

Paul Terray

"L'archivage et le stockage se retrouvent souvent peu gérés par les systèmes métiers comme les CRM et les ERP, lesquels ne sont pas conçus pour cela à l'origine", confirme Paul Terray, responsable du pôle GED au sein de Sollan, société spécialisée dans la gestion de l'information et de contenus numériques (ECM). "En termes de gestion courante, les pièces doivent être transverses à l'entreprise, consultables au niveau des services de comptabilité, de la direction juridique, ou d'autres entités, selon les cas. La GED est alors un vrai bus de communication rendant les documents accessibles par tous les intéressés."

Des formules agiles

Docuware fait partie des offres disponibles en mode cloud, une formule qui séduit un nombre grandissant de clients. "75 % des directions des systèmes d'information préfèrent que les données se trouvent physiquement au sein de l'entreprise. Il reste un important travail d'évangélisation à faire. Pour autant, on constate que les ventes mondiales de Docuware représentent aujourd'hui une part de 20 %, alors que ce type de démarches était encore rare il y a quelques années. C'est une évolution très rapide", souligne Thierry Montaillier.

Si les entreprises se tournent soudainement vers la GED en mode cloud, parfois même sans avoir préalablement bénéficié d'un tel système en interne, c'est en raison des coûts engendrés. Avec la démocratisation des nouvelles tech­nologies, ces solutions sont enfin devenues accessibles. Le prix du cloud est sans commune mesure avec une GED installée au sein de ses locaux, plus onéreuse. Être son propre hébergeur en la matière implique des investissements majeurs, en termes d'infrastructure mais aussi de licences d'exploitation des logiciels. Le stockage est beaucoup plus abordable en ligne. Un espace de 1 To chez Google ou Amazon Web Services est bien moins cher que 1 To utilisé en interne. Comme les fournisseurs en ligne réalisent d'importantes économies d'échelle, ils peuvent offrir une capacité de stockage presque illimitée pour un coût faible. Et ces prix proposés continuent de chuter.

Avec une solution fournie par Alfresco en mode cloud, ou Sharepoint hébergée par Microsoft ou un partenaire, une société disposera d'une capacité de plusieurs téraoctets d'espace de manière totalement transparente, sans compter qu'elle se trouve également débarrassée de tous les problèmes relatifs aux infrastructures.