[Tribune] Faire de la dématérialisation des factures client une opération gagnante

Les bonnes décisions pour réussir la dématérialisation fiscale de vos factures clients

Pour réussir le projet et obtenir rapidement une adhésion large des clients, il faut éviter les erreurs ci-dessus. La clé est de penser au client pour lui proposer une démarcher qui va l'intéresser. Le déploiement rapide est le déterminant clé du ROI.

Quelques points à considérer pour réussir son projet :

- Comprendre que la facture est avant tout un flux de données. Plus qu'un bout de papier, la facture est un message transactionnel qui contient des données utiles au récepteur. Ce sont ces données qui intéressent le client. Lui faciliter l'exploitation et l'utilisation de ces données est un levier majeur. En permettant au client de réduire la charge de traitement et lui permettre de l'automatisation est clé. Surtout que cela va aider la bonne prise en compte de la facture par ses équipes et donc fiabiliser le paiement dans les délais convenus.

- Prendre en compte l'indispensable interopérabilité des flux. Les données de la facture sont généralement formatées selon des règles sémantiques et syntaxiques qui facilitent l'échange avec les outils de gestion des partenaires. Ces règles sont nombreuses et les clients vont s'appuyer sur des formats différents. Il va falloir les satisfaire... Nous sommes loin du simple PDF image. Répondre à ces différentes demandes est essentiel pour que les clients adhérent à la démarche.

- Fiabiliser le flux pour éviter de perdre des factures en route et compromettre votre trésorerie. Vos factures sont importantes et il est essentiel qu'elles arrivent correctement dans les mains du client. L'envoi Poste a pour lui la fiabilité. L'e-mail est économique mais manque de fiabilité. Heureusement il existe des outils pour assurer une transmission fiable et tracée. Cette transmission vous permettra de vérifier que votre client a bien reçu la facture, et cela dans les minutes qui suivent l'envoi. En identifiant les factures non reçues ou non prises en compte, vous pourrez intervenir à temps et ainsi fiabiliser le respect de vos délais de paiement. Un bon levier pour que la dématérialisation ne se traduise pas par un effet désastreux sur votre DSO.

- Proposer des bénéfices aux utilisateurs des clients récepteurs. Supprimer le papier n'est pas évident pour beaucoup de clients. La meilleure solution pour les inciter à franchir le pas est de leur montrer que cela leur apporte des bénéfices pratiques évidents. Envoyer un PDF image brut et à durée de vie limitée est l'exemple de ce qu'il ne faut pas faire. Il faut au contraire s'appuyer sur un service qui va donner de l'utilité aux clients en proposant des fonctions de recherche d'information et de manipulation des factures. Mettre à la disposition des clients toutes les factures sans limite de durée, éventuellement leur permettre de mutualiser les factures de plusieurs fournisseurs sur une même plateforme va aussi dans le bon sens.

Finalement il suffit de bon sens pour que votre projet soit une réussite.