Créer le cadre de la réussite

La solution source-to-pay fait figure de "must have", mais elle ne suffit pas. Il est recommandé, en amont, de construire sa feuille de route et sa vision à 360 degrés de la digitalisation.

" Une fois que la technologie est choisie, les bénéfices et objectifs attendus sont clairs, mais il importe encore de réussir l'exécution du projet ", poursuit Isabelle Carradine-Pinto. Une démarche de "Process Intelligence" se présente dès lors comme une approche à adopter. Il s'agit de travailler non plus par échantillonnage, mais d'avoir une vision exhaustive des flux de l'entreprise, de façon très explicite, de manière à pointer facilement du doigt des dysfonctionnements éventuels.

Dans les projets de digitalisation de processus achats plus qu'ailleurs, la vision transversale est essentielle, car ils s'adressent aussi bien aux opérationnels qu'à la comptabilité fournisseurs, au contrôle de gestion ou aux acheteurs.

" À titre d'exemple, on repère ainsi les commandes qui peuvent prendre trois semaines à être signées, celles qui sont en retard de paiement, les causes de ces retards, les collaborateurs qui détiennent la facture au moment de la consultation. Il s'agit de tableaux de bord dynamiques, indiquant le flux de bout en bout, en temps réel. Ces propriétés les distinguent des tableaux de bord standards qui sont trop touffus, avec des informations présentées de façon statique à une date donnée ", illustre Isabelle Carradine-Pinto.

Ces outils de Process Intelligence sont très utilisés dans le milieu de l'audit et du conseil. PwC s'en sert en interne, pour ses propres processus achats, et propose à ses clients de les mettre en place.

Une nouvelle ère pour les relations fournisseurs

L'un des principaux apports d'une telle redistribution des cartes est relatif au travail avec les fournisseurs. " De façon traditionnelle, on fonctionne dans ce domaine avec des extractions de dépenses de l'année n-1, ce qui signifie que ce sont d'anciennes données qui servent de base de réflexion. En se projetant avec des processus entièrement digitalisés, le pilotage de toutes les transactions s'effectue en temps réel avec les informations les plus justes ", indique Olivier Audino.

Certaines directions achats veillent à apporter de nouveaux services, comme la possibilité pour les fournisseurs de suivre l'évolution du statut de leurs factures grâce à un portail en ligne. " Dans ce cas, nous sommes dans une mutation gagnant-gagnant, car le quotidien d'un service de comptabilité fournisseurs est fait de nombreux appels provenant des fournisseurs, qui veulent des informations sur les règlements de leurs factures ", assure Martial Gerardin, directeur Europe de Proactis, spécialiste des solutions de la gestion des dépenses et des échanges B to B. Cette charge de travail diminue mécaniquement avec la hausse de la performance de la gestion de ces dernières.

Il en ressort aussi une meilleure lisibilité et une valorisation de l'information, à l'inverse d'une situation classique : " Une analyse de la dépense qui repose uniquement sur les informations du pied de facture est insuffisante. Lorsqu'un grand fournisseur comme IBM vend un produit ou un service à un client, l'analyse consiste souvent uniquement à classifier le fournisseur, sans référence aux détails des produits ou services fournis. Résultat : le détail de chaque ligne reste invisible. Il peut pourtant s'agir de services de consultants, de solutions réseaux, relatives aux datacenters, d'offres hardware ou encore logicielles. Des informations importantes à connaître ", expose Martial Gerardin.

La facture électronique, utilisée dans un contexte de travail décloisonné, se présente alors comme un atout aux bénéfices multiples. L'objectif est d'évoluer vers un système purchase-to-pay permettant le rapprochement de la facture avec la commande réalisée en amont. " Il s'agit de pouvoir mettre en relation rapidement et facilement la facture avec la commande initiale. Le collaborateur à l'origine de la commande aura également constaté la réception effective du bien ou service en question. Il en ressort un gain de temps pour la comptabilité fournisseurs, qui n'a plus à se charger du rapprochement, de l'approbation et de la comptabilisation, facilitant ainsi le déroulement des processus ", poursuit-il.