Les économies d'OPEX réalisées dans le cas d'achats sans support peuvent parfois se traduire en investissements importants de remise à niveau - ou refresh technologique - plusieurs années plus tard, une fois arrivé au terme de la période d'extended support, en raison de problèmes de compatibilité ou de failles de sécurité (cf schéma ci-dessous). Le parc de licences est-il prédisposé dans son entièreté pour un éventuel passage à de nouvelles logiques ou bien est-il nécessaire de le mettre à jour complètement par le biais de nouveaux achats ? Certaines conditions d'utilisation peuvent se vérifier de manière unilatérale (après une simple notification de l'éditeur) et les produits les plus anciens peuvent dans certains cas se révéler non éligibles au changement de métrique. Dans ce cas, l'entreprise encourt un risque de non-conformité important et non anticipé.

Exemple de TCO sur 9 ans avec contrat entreprise (licences+support)

Par ailleurs, l'absence de contrat global est souvent un facteur de risque d'audit supplémentaire, surtout si la croissance est nulle ou faible ou si les achats ne sont pas cohérents avec certains indicateurs publics tels que l'augmentation des effectifs ou du chiffre d'affaires. L'éditeur trouvera de cette manière une nouvelle source de revenus pour pallier l'absence d'investissements réguliers.

- Achats au fur et à mesure avec maintenance

Certains éditeurs obligent toutefois leurs clients à s'acquitter d'une maintenance annuelle pour continuer à utiliser les licences acquises dans le passé. Dans ce cas, la stratégie d'achat de licences au fur et à mesure en dehors d'un contrat de type "unlimited" peut s'avérer gagnante si le client reste vigilant et maîtrise parfaitement le rythme de ses déploiements, en prenant garde à intégrer avec de nouveaux achats les pics de croissance pour rester conforme. Cette approche est valable surtout dans le cas d'un parc mature n'ayant plus vocation à croître de manière significative.

Nos convictions...

Meilleures remises, parc homogène, clauses juridiques uniques pour tous les produits, prévention du risque d'audit... Le TCO peut s'avérer au final plus avantageux avec un contrat global d'Entreprise bien négocié (cf schéma ci-dessous) mais surtout simplifier significativement le processus d'achat et de gestion des licences, à condition bien sûr de disposer de prévisions fiables et de maîtriser ses inventaires. Les contrats de type Entreprise permettent surtout de disposer des dernières mises à jour des logiciels, ce qui incite les clients à suivre les changements de version de plus près, évitant donc les projets d'upgrade massifs très onéreux.

Un contrat global peut être notamment une opportunité à saisir pour unifier un historique contractuel qui s'est stratifié dans le temps, en particulier lorsque coexistent pour un même éditeur des achats locaux et centralisés, ou lorsqu'un flou juridique persiste dans le cas de logiciels achetés avant ou après la fusion de deux éditeurs.

Exemple de TCO sur 9 ans avec achats au fil de l'eau sans support

Les achats au fur et à mesure des déploiements ne sont gérables qu'à condition de mettre en oeuvre une approche rationnelle des achats et une démarche de Software Asset Management, de préférence outillée. Certaines précautions permettront quant à elles de réduire la complexité, notamment l'alignement des échéances contractuelles par éditeur afin de gérer plus aisément les renouvellements et l'instauration de campagnes d'achat pour regrouper les demandes et bénéficier de l'effet volume au moment de la négociation.

Enfin, il est fortement conseillé de procéder à des inventaires fréquents afin de s'assurer que les déploiements suivent effectivement les roadmaps prévues pour éviter de générer des stocks (shelfware) en cas de déploiement trop lent ou bien des gaps de licences en cas de déploiement trop rapide.