DSI-DA : un couple, une équipe

Interview croisée DA / DSI

Le cas Covéa : un exemple de collaboration réussi

"Les incompréhensions s'expliquent souvent par un manque de double compétence achats et IT"

La direction achats et la DSI du groupe d'assurance mutualiste Covea, qui regroupe la MAAF, MMA et GMF, travaillent de concert pour optimiser les dépenses d'achats IT. Une collaboration facilitée notamment par l'implémentation d'un outil e-achat collaboratif qui permet aux deux fonctions de maintenir le lien.

Comment qualifiez-vous votre relation ?

Sylvie Noël, directrice des achats : C'est une vraie collaboration. La DSI nous fait remonter ses besoins dans l'outil commun (Ivalua). Selon la nature du besoin, le dossier est pris en charge par le domaine d'achats adéquat (produits, solutions métier, prestations ou marketing/médias).

Stéphane Lapierre, responsable Solutions et patrimoine SI-DSI : Nous ne considérons pas les achats comme une fonction support mais bien comme des partenaires. Les achats IT sont rattachés à la direction générale des technologies et systèmes d'information (DGTSI) et nous gérons un budget de 500 M€ dont plus de la moitié passe par les achats. Cette fonction est donc très stratégique pour nous, dans une recherche d'optimisation des coûts. Les achats interviennent avec nous dans la définition de la stratégie de sourcing, le référencement des fournisseurs et leur suivi annuel de qualité, ainsi que sur le pilotage des dossiers achats importants. A contrario, les achats très encadrés sont délégués, permettant de positionner les acheteurs sur des missions à valeur ajoutée.

L'outil collaboratif d'Ivalua a-t-il permis d'améliorer votre relation ?

Stéphane Lapierre : Oui, cet outil a grandement participé au rapprochement de nos deux équipes. Nous l'avons installé il y a deux ans à la direction des achats et il nous permet de partager et collaborer. Il contient notamment la contrathèque, les informations fournisseurs, le workflow de validation des demandes et dossiers achats.

Sylvie Noël : Quand nous rencontrons des fournisseurs, nous mettons à jour les informations majeures dans cet outil collaboratif - véritable SRM - qui permet à la DSI de suivre nos relations fournisseurs.

Cette famille d'achats est très technique, pas toujours facile pour les acheteurs de s'y retrouver...

Stéphane Lapierre : Le digital nous oblige en effet à acheter différemment. La fonction achat va devoir évoluer rapidement car on n'achète plus des gens, des machines ou des logiciels mais des services, du cloud, ou encore du SaaS. Lorsqu'il y a des incompréhensions, elles s'expliquent souvent par un manque de double compétence achats et IT. Celle-ci va devenir indispensable. On constate néanmoins que les acheteurs commencent à avoir ce verni informatique. Ils nous challengent même sur les cahiers des charges et nous les attendons également sur l'encadrement du "shadow IT" - ces systèmes et applications qui échappent à DSI- et qui nécessite une plus grande coopération entre les achats et l'informatique pour être en mesure de nous alerter en cas de problème. Car une grande force des achats est également leur capacité à nous alerter sur les risques liés à la sécurité ou au juridique.

Quels seraient les leviers pour améliorer votre travail en commun ?

Sylvie Noël : Contrairement au périmètre des achats qui est aujourd'hui bien stabilisé chez Covéa, le périmètre de l'informatique est lui en perpétuel mouvement, comme dans beaucoup d'entreprises. Il y a aujourd'hui un travail à faire de leur côté au niveau de la communi­cation et du transfert d'informations notamment.

Autre axe d'amélioration : il peut arriver, par exemple, que des dossiers leur parvien­nent trop tard en raison parfois d'un manque de sensibilisation à la criticité d'un dossier ou le fait qu'il faille les traiter suffisamment en amont.

Stéphane Lapierre : Il y a encore trois ans, nous étions sur des achats et contrats très courts termes car dans une pure logique économique. Nous nous orientons de plus en plus sur des contrats plus longs, avec une implication de la direction des achats beaucoup plus en amont pour une relation de bout en bout : de la définition de la stratégie de sourcing jusqu'aux éventuels litiges fournisseurs. C'est un progrès important.