La digitalisation des achats - enjeux, bonnes pratiques et référentiel des solutions

Comment une entreprise peut-elle, selon vous, optimiser son système d'information achat, avec un coût raisonnable et dans les meilleurs délais ?

Une approche rationnelle consiste à définir une feuille de route (schéma directeur) de la digitalisation des achats. Pour être pertinente, cette feuille de route devrait prendre en compte au moins les éléments suivants

- les priorités métiers de la direction des achats et financière, en ligne avec les missions et objectifs confiés par la direction générale;
- les évolutions contextuelles (notamment la réglementation, par exemple en termes de facture électronique);
- un audit de l'existant (cartographie des systèmes d'information et processus) et problématiques induites;
- le business case ou étude de rentabilité qui permet de qualifier le potentiel de création de valeur induit par la digitalisation des processus ou fonctions de pilotage (par exemple, gestion des risques) en regard des coûts prévisionnels.

Cette feuille de route permet d'aligner les différentes parties prenantes sur un diagnostic, un objectif et le chemin à parcourir pour l'atteindre. Ce sont quelques semaines de réflexion qui permettent par suite de gagner des mois, voire des années. L'essentiel consiste à positionner les enjeux métiers et la création de valeur au coeur du projet de digitalisation ; l'aspect informatique et technique doit se faire oublier et les solutions du marché sont désormais suffisamment matures pour cela.

Suivant la culture interne, on privilégie également de plus en plus fréquemment des approches de mise en oeuvre itératives rapides des projets (de type SCRUM) afin d'engager et conserver une dynamique projet, d'amplifier l'engagement des utilisateurs et surtout de donner à voir rapidement une solution concrète et ses multiples capacités afin que celles-ci soient exploitées de façon optimale, en synergie avec l'utilisation réelle qui va être faite de l'outil.

On parle aujourd'hui beaucoup de digitalisation des achats... mais elle se réduit souvent à la seule dématérialisation. Qu'entendez-vous exactement par digitalisation des achats?

C'est un beau sujet de débat. De mon point de vue, la digitalisation est associée à la transformation... mais avant de transformer, il faut déjà maîtriser les fondamentaux sur lesquels cette transformation va s'appuyer, notamment la dématérialisation et la gestion numérique des processus. Par exemple, vous pouvez dématérialiser le contenu d'une facture reçue en format papier de vos fournisseurs, mais la création de valeur sera plus importante si le fournisseur émet dès l'origine une facture électronique pour intégration directe dans votre système.

Une nouvelle rupture digitale consiste désormais à utiliser une plateforme électronique d'intermédiation qui vérifie directement à son niveau et en temps réel la validité de la facture électronique émise par le fournisseur, et sollicite des changements du fournisseur si celle-ci n'est pas conforme. Evitant ainsi de solliciter inutilement les équipes comptables internes et permettant d'éviter de comptabiliser et financer des écarts indus, et réduisant drastiquement les retards de paiement.

Mais la digitalisation-transformation sur ce sujet va bien au-delà, car elle doit s'accompagner d'une pleine collaboration des fournisseurs et clients sur ces nouveaux processus, de changements de comportement et d'amélioration de la qualité en amont du processus de commande / confirmation de commande. De nouvelles pratiques peuvent être associées à cette transformation : il est désormais possible pour les fournisseurs dont la facture a été validée en live de négocier en temps réel une avance de règlement par un factor utilisant la même plateforme, ou pour le client de négocier un escompte pour règlement anticipé.

De la même façon, les solutions pour les acheteurs doivent leur permettre de renforcer leur collaboration avec les fournisseurs en complémentant les échanges asynchrones et hors contextes (email) avec des échanges en "live" et prenant en compte automatiquement le contexte duquel ils sont issus (par exemple, un appel d'offres, une commande). Mais également identifier et qualifier aisément et rapidement de nouveaux fournisseurs où qu'ils soient en s'appuyant sur une plateforme fédératrice d'informations multi-sources (financières, RSE, documents légaux etc.). De nombreux autres exemples peuvent être évoqués, par exemple la digitalisation des contrats et de leur signature électronique, ou la consultation dynamique des fournisseurs.