Dématérialisation des factures : "Les acheteurs, pas toujours mobilisés"

Réussir la dématérialisation des factures fournisseurs : telle était la thématique de l'atelier coanimé par Cegedim et la SNCF, lors de l'édition 2014 de Financium, rendez-vous annuel des dirigeants de la finance et de la gestion. L'occasion, pour la SNCF, d'évoquer un retour d'expérience sur les points forts et les freins à l'implémentation d'une solution de dématérialisation fiscale de factures.

"Dès 2006, la maison mère de la SNCF, organisée en centre de service partagé, a souhaité centraliser sa comptabilité fournisseurs", a expliqué Brice Girod, responsable du pôle acquisition au Centre de comptabilité fournisseurs de la SNCF. Avec ses 90 000 fournisseurs référencés et ses 30 000 fournisseurs actifs, la SNCF reçoit chaque année quelque 900 000 factures papier, dont le traitement est internalisé, et 502 000 factures électroniques. Elle prévoit, pour la fin de l'année 2014, un taux de dématérialisation de 40 %, grâce à la mise en oeuvre de l'offre Global Information Services (GIS) de Cegedim.

"Notre solution GIS permet, notamment, de numériser les factures fournisseurs entrantes, d'assurer la dématérialisation fiscale, ainsi qu'un archivage légal pendant 10 ans, et de donner un accès à un portail web, précise ainsi Patrick Schuller, directeur marketing et commercial de GIS. Le tout, afin de permettre une homogénéité des contrôles sur des données hétérogènes".

Réduire les coûts de traitement

Objectifs de la SNCF : diminuer les coûts administratifs, les délais de traitement, et le risque d'erreur, ainsi qu'oeuvrer à une démarche RSE en réduisant le nombre de factures papier. "Pour comparaison, 60 % des factures papier disposent d'un délai d'acheminement de six jours, quand seules 30 % des factures électroniques dépassent les six jours, indique Brice Girod. Le différentiel de coûts est aussi considérable : le coût d'une facture papier peut être quinze fois supérieur à celui d'une facture dématérialisée, lorsque cela se passe mal, et sera trois fois supérieur en temps normal."

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Pour obtenir ces bénéfices, trois canaux d'intégration des factures sont proposés aux fournisseurs, en fonction de leur taille : le premier, EDI, mis en oeuvre par le groupe dès 2006, s'adresse aux fournisseurs à forte volumétrie de factures, soit au-delà de 1 000 factures par an. "L'EDI nécessite que les fournisseurs disposent d'un SI comptable capable d'émettre nativement un fichier de facturation structuré, a indiqué Brice Girod. La SNCF, ou Cegedim, démarche les fournisseurs éligibles. Ensuite, du consentement donné par ceux-ci à la mise en production, deux à trois mois sont nécessaires. C'est long, remarque le responsable, car nous rencontrons parfois des difficultés pour obtenir le consentement ou caler un planning entre les parties prenantes."

Deuxième solution, possible depuis 2012 : le PDF signé, et un fichier de données associé, à destination des fournisseurs transmettant entre 500 et 1 000 factures par an. "La mise en oeuvre est plus rapide, s'est réjouit le responsable du pôle acquisition de la SNCF : entre un et deux mois." Enfin, dernière option : le portail de saisie des factures, qui concerne les TPE à faible volumétrie de factures (10 à 20 factures par mois maximum).

Motiver les acheteurs

Ainsi, la progression de la dématérialisation est constante, mais le spécialiste de la SNCF ne se fait pour autant pas d'illusions : "Le 100 % de dématérialisation fiscale, en fonction de la diversité de notre panel de fournisseurs est impossible, à environnement constant." D'autant plus, qu'il ,existe des freins endogènes à la SNCF : "Le coût des factures reçues n'est souvent pas intégré dans la réflexion des acheteurs, qui ne font pas de cette condition de dématérialisation un prérequis, a-t-il regretté. Pour que le projet réussisse, l'ensemble des acteurs de la chaîne doivent au contraire être impliqués."

Pour motiver les équipes achats, le responsable du pôle acquisition mise donc sur le partage des éléments de coûts et la sensibilisation à la fluidité des process. "Pour les acheteurs, la facture n'est souvent qu'une donnée administrative, le bout de la chaîne. Nous leur expliquons les retombées: qu'un problème de saisie de la facture, par exemple, peut avoir sur les relations qu'ils entretiennent avec les fournisseurs, a-t-il expliqué. Enfin, nous leur demandons de placer la facture électronique dans les appels."