Comment Vinci Construction France structure sa data avec EasyPics

On ne rencontre pas tous les jours des directeurs achats qui ont investi dans un outil qui corresponde exactement à leurs besoins. C'est pourtant le cas de Pierre Bourgoin, directeur des achats de Vinci Construction France [photo ci-contre] pleinement satisfait de la start-up avec laquelle il a choisi de travailler - EasyPics, acteur innovant des solutions décisionnelles au service des référentiels achats et ventes - et de sa solution de traitement de datas. En plus de la solution technique, c'est le caractère humain d'EasyPics qui a séduit le directeur des achats : " Nous avons noué très vite une relation de confiance avec Jérôme Naslin. La proposition correspondait à nos besoins, mais ce qui a surtout joué, ce sont la proximité et l'engagement de l'entreprise qui ont été rapides et forts. "

Cette relation a permis à Vinci Construction France et à EasyPics d'élaborer un projet " ambitieux dans un temps record ", selon les termes de Pierre Bourgoin : " en six mois, l'outil a été fonctionnel et déployé ", et EasyPics " nous a bâti une solution sur mesure en s'adaptant parfaitement à l'organisation de notre entreprise, aux centres de profits répartis dans l'ensemble des régions au plus près des clients ".

Aujourd'hui, " nous avons franchi un seuil de maturité achats, se réjouit Pierre Bourgoin. Nous avons maintenant accès à des données consolidées en très peu de temps. Nous avons une visibilité bien meilleure et une vraie capacité à analyser nos dépenses pour construire des plans d'action structurés et ambitieux, pour définir notre stratégie achats et déterminer les sources d'économies. La consultation de la ­plateforme est devenue un réflexe au sein de notre réseau d'acheteurs ".

Le besoin à l'origine du projet Vinci Construction France n'avait rien d'inhabituel : " Il s'agissait d'analyser précisément nos dépenses (les achats de Vinci Construction France représentent 4,75 milliards d'euros, NDLR) pour évaluer des sources de gains et pour piloter l'activité achats de façon plus efficiente. " Mais la tâche était ardue, car " l'entreprise est répartie sur l'ensemble du territoire avec un ERP consolidant plusieurs référentiels. Nous n'étions donc pas en capacité de mesurer précisément l'ensemble de notre dépense annuelle chez nos fournisseurs, sous-traitants et prestataires, commente Pierre Ouvry, responsable support et outils achats. Les multiples systèmes d'information rendaient difficile la consolidation des données. Les outils sur lesquels travaillaient les acheteurs ne répondaient pas à leurs besoins et toute recherche était chronophage ".

Un projet sponsorisé par la direction des systèmes d'information

" Afin de répondre le plus finement à ce besoin, nous avons décidé d'initier une équipe projet, commente Pierre Ouvry. Composée de différents membres du réseau achats, d'un référent financier et accompagnée par la direction des systèmes d'information, elle avait pour mission de pousser le plus loin possible l'analyse "make or buy", de la réponse au besoin, alors que l'entreprise avait l'habitude de développer ses projets en interne. " Et la direction des systèmes d'information a été sponsor de la solution. Dans un second temps, Pierre Ouvry a challengé l'ensemble des acteurs du marché avec comme résultat une analyse précise du coût total de possession sur le besoin analyse de la dépense : " Nous ne nous sommes pas focalisés sur le prix facial de la solution technique retenue, mais nous avons réussi à intégrer le coût global d'utilisation et d'exploitation pour notre organisation. Chose importante, EasyPics nous a donné des engagements en termes de résultats alors que les autres acteurs du marché nous donnaient des assurances en termes de moyens. "

L'objectif est à présent de descendre de manière plus fine dans la donnée en allant jusqu'aux lignes de facture et en les reliant aux autres outils du système d'information achats (e-procurement, dématérialisation de facture...). " De ce fait, nous pourrons affiner les indicateurs achats existants en mesurant par exemple le taux de couverture de l'e-procurement et en détectant les écarts de facturation ", se réjouit Pierre Ouvry. EasyPics travaille actuellement sur de nouvelles fonctionnalités : " L'outil n'est pas configuré pour fournir ces éléments, mais Vinci Construction France nous emmène sur ce sujet qui est demandé par d'autres groupes ", commente Jérôme Naslin. Aude Guesnon