L'optimisation de la relation fournisseurs passe par le virage technologique

En mai 2019, la société Optical Center a écopé d'une amende de 160 000 euros. En cause, un non respect des délais de paiements de fournisseurs. Au cours du même mois, une condamnation identique a été prononcée contre de nombreuses entreprises telles que Nestlé Purina Petcare France (375 000 euros) ou Verallia France (450 000 euros), puis, peu après, Engie, entre autres. Si le site de la DGCCRF regorge d'exemples de la sorte, c'est en grande partie en raison d'un niveau de maturité insuffisant en matière de relations fournisseurs. Là encore, la transformation digitale a vocation à gommer les mauvaises pratiques et à faire entrer les processus associés dans une ère synonyme d'efficacité et de confiance accrues.

Au cours d'un webinaire, Eric Brétéché, Product marketing manager chez IteSoft, proposait une liste de questions à se poser pour connaître concrètement son degré de maturité sur ce plan: vos fournisseurs ont-ils une visibilité sur le statut de traitement de leurs factures ? Les informations sur vos fournisseurs sont-elles à jour ? Connaissez-vous le montant annuel de dépenses par fournisseur ? Tous vos contrats sont-ils connus et utilisés ? ... Le déploiement de solutions technologiques semble former le meilleur moyen de cocher positivement toutes les cases d'une auto-évaluation. De façon classique, le travail avec les fournisseurs est étudié avec des extractions de dépenses de l'année n-1. Ce sont donc d'anciennes données qui servent de base de réflexions et d'analyses. A l'aide de processus entièrement digitalisés et d'un portail fournisseurs, le pilotage de toutes les transactions peut se faire en temps réel avec les informations les plus conformes à la réalité.

Gains d'efficacité et d'image

L'objectif d'une digitalisation des pratiques intégrant ses fournisseurs est d'évoluer vers des collaborations plus qualitatives. "On favorise ainsi les échanges autour d'une créance, on met à disposition simplement des documents importants comme ceux relatifs à la lutte anti-fraude et anti-blanchiment, ou des éléments liés à des contraintes métiers", indique Thomas Honegger, directeur de la filiale France de Esker, éditeur de solutions pour améliorer les processus de gestion du cycle P2P. Des données extérieures de plus en plus recherchées peuvent également être intégrées à l'image des notations d'Ecovadis concernant les critères éco-responsables d'un fournisseur.

L'avantage réside par ailleurs dans la réduction considérable du nombre d'appels fournisseurs, car ces derniers n'auront qu'à se rendre sur le portail dédié pour obtenir des informations sur leurs factures. Le respect facilité des délais de paiements élimine le risque de pénalités et les atteintes délétères en terme d'image. Enfin, l'intégration des évolutions réglementaires permet d'améliorer la gestion des éléments de conformité.