La médiation s'attaque au cauchemar des systèmes de facturation

Outre la résolution des conflits, la Médiation des Entreprises a pour mission de faire évoluer les comportements et les rapports interprofessionnels dans le bon sens. C'est pourquoi l'organisation publique indépendante placée auprès du ministère de l'Economie et des Finances s'attache à proposer pour chaque projet un outil de médiation et un outil de prévention. Ces dernières années elle a développé de nombreux outils pour fluidifier et rééquilibrer les échanges à l'instar de la Charte Relation fournisseurs et du label idoine, aujourd'hui largement connus et reconnus. Et cette fois la médiation a décidé de s'intéresser à l'épineux sujet des systèmes de facturation, c'est même l'un des principaux chantiers en cours.

En effet, en travaillant sur les causes des retards de paiement, la Médiation des Entreprises a constaté que de nombreux grands groupes établissaient des règles de facturation très détaillées, toutes différentes car établies sans coordination. Ces mentions obligatoires à porter à la facture sont listés dans des "guides d'établissement de la facture" de 30 ou 40 pages rendant le processus de facturation cauchemardesque pour les fournisseurs qui se retrouvent avec autant de guides qu'ils ont de clients. "Une facture sur sept est aujourd'hui éjectée des systèmes d'information pour non conformité. Cet incident récurrent occasionne des défauts de paiement, mobilise du temps et des personnes pour résoudre le problème. La situation n'est plus tenable", selon Pierre Pelouzet, médiateur des entreprises.

Ainsi, sous l'égide de la médiation des entreprises et du Secrétariat général pour la modernisation de l'action publique, des grands clients et des représentants de PME ont été réunis pour travailler de concert à l'établissement de lignes directrices afin de simplifier les systèmes de facturation. "Le challenge est d'aboutir à un processus unique d'établissement de facture qui conciliera les exigences légitimes des grands comptes avec le besoin d'allègement des contraintes pesant sur les PME," détaille Pierre Pelouzet. L'enjeu est d'arriver à proposer un format unique commun à toutes les entreprises quelle que soit leur taille, leur activité ou leur statut privé ou public. "La réflexion est donc également menée en lien avec le système de facturation dématérialisé Chorus des marchés publics. Le principe de ce système unique est une bonne chose mais sur Chorus la facture peut tout de même prendre de multiples formes puisqu'il existe 160 critères potentiels. L'objectif d'une facture unique et simple pour tous est donc un véritable enjeu," indique le médiateur des entreprises. Le groupe de travail qui réunit entre autres Axa, EDF, Dassault systèmes et Schneider Electrics devrait proposer une liste de bonnes pratiques et de méthodes de simplifications concrètes au cours du premier trimestre 2018 et ainsi permettre d'agir sensiblement sur les retards de paiement.

Hormis ces travaux sur les systèmes de facturation, la médiation entend également contribuer à raccourcir les délais de paiement du secteur public. Pour ce faire un groupe de travail a été constitué et proposera début 2018 des solutions non contraignantes et incitatives pour toutes les collectivités. Par ailleurs, la médiation poursuit aussi son travail d'accompagnement des filières afin de résoudre en co-construction les problèmes récurrents inhérents à tout un secteur d'activité. Des travaux avec la filière bâtiment-construction devraient démarrer prochainement et ainsi compléter les filières ferroviaire, bois, industrie agro-alimentaire et ingénierie déjà suivies.