La mairie de Vannes choisit SCC pour la migration de son nouveau système de messagerie

Consciente que la messagerie est un élément stratégique du système d’information, la mairie de Vannes a décidé de migrer vers une nouvelle solution, après de longs mois de réflexion, budgétaire d’une part, et d’organisation d’autre part, ce projet
touchant l’ensemble de la collectivité. En effet, pas moins de 650 postes de travail au sein de la collectivité étaient équipés du même système de messagerie depuis 1999 : Domino avec le client Notes. Ainsi, la ville a réalisé en 2009 une étude d’opportunité de migration en évaluant dans un premier temps les usages, (emails, agendas, contacts) ainsi que la volumétrie de la messagerie en place. Suite à cette étude, la direction informatique a lancé un appel d’offres. Le choix s’est rapidement porté sur un système de messagerie interne, les solutions en ligne n’ayant pas atteint un niveau suffisant de maturité.

L’appel d’offres a été remporté en 2009 par SCC avec la solution Exchange OWA (Outlook Web Access). La première phase d’installation des plates-formes techniques et de tests s’est déroulée au dernier trimestre 2009. La migration s’est effectuée de janvier à juin 2010 et la finalisation complète du socle technique s’est terminée en septembre 2010.

SCC a proposé à la mairie de Vannes un nouveau système basé sur une technologie récente et évolutive, compatible avec leurs terminaux d’accès Blackberrys et pouvant s’intégrer au mieux dans leur environnement technique. Ainsi, la solution Exchange OWA choisie par SCC permet d’améliorer l’environnement ergonomique ainsi que les fonctionnalités de la messagerie, de simplifier l’administration, de garantir et sécuriser les échanges, et de simplifier la synchronisation des terminaux mobiles de la ville.

Le choix de la solution Exchange a été un choix audacieux pour la ville. En effet, en termes de migration, une évolution de l’ancien système aurait été moins contraignante au niveau technique. Mais la mairie souhaitait une solution novatrice et aisée. Ainsi, pour migrer sur Exchange 2010, une plateforme intermédiaire a du être créée afin que les différents acteurs SCC et internes à la mairie puissent échanger et mener à bien le déploiement. « Nous avons fait confiance au prestataire qui a su gérer cette migration complexe qui s'est étalée sur plusieurs phases », explique Jean-Luc Le Mellec, directeur informatique de la mairie.

Un accompagnement maîtrisé à chaque étape

SCC a certes été retenu pour la qualité de la solution proposée, mais également pour l’accompagnement dans la mise en oeuvre de la migration, de la maintenance et de la garantie. La conduite du projet ainsi que toutes les prestations d’intégration et de formation ont été co-gérées par SCC et la mairie. 500 boîtes aux lettres ont ainsi été rebasculées sur le nouveau système en six mois. La migration des lots de boîtes aux lettres a été concomitante à la formation de 600 personnes au nouveau système. SCC et la Mairie de Vannes ont mis en place deux types de formation (une formation de base et une formation « usages avancés ») ainsi que des supports dédiés.

Rappelons que la ville a décidé de maintenir les bases Domino et le client Notes pendant deux ans et d’accompagner les utilisateurs dans l’appréhension de cette nouvelle technologie à travers l’intranet municipal. « Nous avons fait confiance à SCC et les retours sont positifs, la solution proposée correspond en tous points à nos besoins », ajoute Jean-Luc Le Mellec. « Ce projet nous a permis de rencontrer tous les utilisateurs de la mairie et de les informer des bonnes pratiques et des bons usages d’une messagerie électronique. » Aujourd’hui, Vannes prévoit de compléter son système de messagerie avec des solutions transversales, notamment d’archivage économique, grande problématique de demain.