(Tribune) Conserver des factures de ventes créées sous forme informatique et transmises sur papier

La majorité des entreprises génèrent leurs factures de ventes dans un format électronique (PDF par exemple) à l'aide d'un logiciel de facturation ou autre, puis impriment le document électronique afin d'envoyer aux clients une version papier de la facture. La question se pose alors sur la conservation des factures de vente. Faut-il en imprimer un second exemplaire et l'archiver ou faut-il simplement archiver le document électronique sans conserver une version imprimée ?

La réponse de la Direction Générales des Finances Publiques

Pour répondre à cette question, la Direction générale des finances publiques (DGFIP) a publié le 18 octobre 2013 au "Bulletin Officiel des finances Publiques -Impôts" un texte traitant du "double original" (sous la référence BOI-CF-COM-10-10-30-20-20131018).

Dans ce document, le "double électronique" correspond à la facture électronique (fichier PDF par exemple) qui a été envoyée sous forme papier au client. L'émetteur peut conserver ce double original et ne pas conserver une impression papier, dès lors qu'il a mis en place un dispositif technique assurant au système d'information utilisé une fiabilité équivalente à celle que procure l'impression des factures sur papier et permettant de considérer que le "double électronique" constitue, au sens du I § 1 et suivants, la reproduction fidèle et durable de l'original de la facture adressée au client sur support papier.

Ce dispositif technique doit permettre de garantir l'authenticité, l'intégrité et la pérennité du contenu du "double électronique" depuis l'émission de l'original papier jusqu'à l'expiration de la période de stockage du double. Le "double original" de la facture de vente conservée au format électronique doit aussi comporter les mentions obligatoires figurant sur la facture papier, mais il est possible de ne pas conserver les autres mentions non obligatoires (logos, fonds de page, message bandeaux à caractère publicitaire). Ceci permet de minimiser le poids des contenus électronique.

L'exigence de la normalisation

Pour répondre à ces exigences, il est donc nécessaire de déployer un système d'archivage électronique (SAE) performant, encadré par une démarche qualité. En ce sens, la certification NF 461 apportera les assurances exigées par le texte et permettra de ne pas avoir à archiver les documents papiers. Elle garantit qu'un SAE est conçu selon l'état de l'art en vigueur (norme NF Z42-013, ISO 14 641-1) afin d'assurer l'intégrité, la sécurité et la pérennité des informations archivées, leur donnant une vocation probatoire. Attention donc de ne pas se lancer tête baissée dans la mise en oeuvre d'un SAE, sans respecter les normes de l'archivage.

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Par Christian Dubourg, directeur Everteam, responsable normes & sécurité