[Tribune] Quand digital rime avec optimal - le cas Leetchi

Et si la digitalisation permettait de résoudre enfin la quadrature du cercle des achats d'entreprise ? Traditionnellement, la gestion des fournitures courantes d'une entreprise doit faire face à un paradoxe en apparence insoluble : suivre et maîtriser des dépenses selon des règles claires et communes, tout en répondant à l'incroyable diversité des besoins des équipes projet. Comment réconcilier intérêt général et besoins particuliers ? Grâce à une solution d'approvisionnement en ligne : la place de marché.

Décentraliser les achats, gagner en contrôle

La gestion des fournitures de bureau, du matériel informatique ou des consommables, bien que sans rapport direct avec l'activité de l'entreprise, peut rapidement virer au casse-tête pour les services achats : ces quelque 20% des dépenses de fournitures représentent en effet jusqu'à 80% des fournisseurs. Pour autant, pas question de mobiliser des ressources pour suivre, piloter et optimiser ces multiples transactions non stratégiques. La place de marché en ligne permet à chaque utilisateur de sélectionner les fournitures le mieux adaptées à ses besoins, tout en limitant son choix à des produits correspondant à la politique d'achat de l'entreprise. Toutes ces commandes peuvent ensuite être validées "par lots" par un manager avant d'approuver la commande. C'est l'organisation retenue par Leetchi, spécialiste de la création de cagnottes en ligne, où les responsables des services généraux reçoivent chaque semaine un récapitulatif des commandes effectuées par les BU, qu'ils peuvent suivre et valider d'un simple clic. Ou comment concilier souplesse et personnalisation, tout en conservant un contrôle strict sur les dépenses des métiers.

Bénéficier du meilleur choix au meilleur prix

À l'échelle d'une grande entreprise, une variation marginale sur le prix d'une fourniture peut vite représenter des écarts de prix considérables, dès lors que les commandes portent sur plusieurs centaines, voire plusieurs milliers de pièces. Le fait de pouvoir comparer en permanence de très nombreuses références au sein d'un unique site permet donc aux responsables achat de réaliser des économies tangibles. La place de marché en ligne leur permet de faire leur choix parmi des dizaines de fournisseurs pour chaque référence produit et de profiter en temps réel des meilleures offres de marché. Chez Leetchi, les décideurs ont rapidement pris conscience des nombreux bénéfices qu'ils pouvaient en tirer. Organisée à 100% en télétravail depuis sa création, l'entreprise réalise l'essentiel de ses achats en ligne afin d'équiper rapidement ses collaborateurs à distance, tout en bénéficiant en permanence des meilleurs prix. Elle peut ainsi profiter d'équipements parfois très spécifiques pour répondre aux besoins métier, tout en gardant un contrôle des coûts optimal.

Autre avantage, et non des moindres : la disponibilité d'un produit. Lorsqu'il est question d'équiper un nouveau collaborateur, par exemple, pas question d'attendre trois semaines que son ordinateur soit paramétré, livré et mis en route ! C'est la stratégie mise en place par Leetchi. En forte croissance, l'entreprise voit régulièrement de nouveaux collaborateurs grossir ses rangs, qui doivent disposer rapidement d'environnements de travail performants. L'intégrateur en place imposait des délais de trois à quatre semaines pour équiper ces nouveaux venus. Un délai ramené à 48 heures seulement par le responsable achats de Leetchi, qui s'appuie sur la réactivité d'une solution d'approvisionnement en ligne pour disposer de stocks importants sur de nombreuses références. Résultat : Leetchi réalise des gains de productivité très importants en fluidifiant l'intégration de ses nouveaux collaborateurs.

Faire face à toutes les situations

Les entreprises en ont fait l'amère expérience depuis plusieurs mois, l'agilité est devenue la première qualité d'une organisation contrainte de s'adapter à un environnement en perpétuelle évolution. Mais cette nécessaire évolution conduit souvent les services généraux à de véritables numéros d'équilibriste : comment s'assurer que tous les collaborateurs disposent des bons outils ? Comment suivre des dépenses soudaines et imprévues ? Comment, surtout, maintenir la fluidité dont les équipes projet ont besoin pour saisir toutes les opportunités marché qui se présentent ? Là encore, une place de marché offre des réponses précieuses. Chez Leetchi, le service achats a offert à ses collaborateurs de disposer de la même facilité à commander des fournitures qu'au bureau... depuis leur domicile. Où qu'ils se trouvent, ils peuvent passer leur commande, qui suivra le processus de validation classique, même à distance, pour garantir la continuité de l'activité.

L'approvisionnement numérique présente des avantages indéniables : comme le montre le rapport d'Accenture intitulé "Next Generation Digital Procurement", les entreprises peuvent améliorer considérablement la rapidité, la souplesse et l'efficience de leurs opérations d'achat grâce à un système d'achat en ligne. La digitalisation des achats donne un avantage stratégique aux responsables, qui disposent de toute l'information nécessaire pour assurer la viabilité de leur processus d'achat, tout en offrant à l'entreprise un véritable avantage concurrentiel.