TravelHorizon dématérialise le traitement de ses factures fournisseurs

Le groupe TravelHorizon, un des principaux tours opérateurs en ligne européen, vient de mettre en œuvre avec Azur Technology, éditeur et intégrateur de solutions de dématérialisation des documents et d’automatisation des processus métiers, une chaîne complète de dématérialisation et de traitement de ses factures fournisseurs. Cette application vise à améliorer les délais de traitement des factures pour les entités du groupe réparties entre la France, les Pays-Bas, l’Angleterre, l’Allemagne et la Belgique, mais également à bénéficier d’une visibilité et d’une traçabilité de chacune des transactions.

 35.000 factures par an à traiter

Aujourd'hui, le groupe TravelHorizon doit gérer plus de 35.000 factures par an, représentant plus de 150.000 lignes de commandes et pouvant contenir jusqu’à 70 pages, chacune ayant 30 lignes à contrôler. «Ces factures sont complexes car elles proviennent de fournisseurs multiples avec des formes très diverses, confirme Emmanuel Champetier de Ribes, directeur administratif et financier de TravelHorizon qui a supervisé l’implantation de la solution. Nous avions donc besoin d’un outil suffisamment souple et performant pour s’adapter aux spécificités de notre métier et pouvoir traiter ces factures de formats très différents et selon des process spécifiques.»

Pour faire face, le groupe TravelHorizon a donc retenu la solution proposée par Azur Technology. «Nous avions besoin d’un processus de dématérialisation complet, capable de traiter d’importants volumes de références de commande et de nous faire remonter automatiquement les lignes de litiges. Parmi les nombreux acteurs que nous avons consultés, seul Azur Technology pouvait nous fournir une solution complète et cohérente», indique Emmanuel Champetier de Ribes.

Azur Technology a ainsi déployé un logiciel de lecture automatique de documents (Xpert.Capture), permettant d’extraire automatiquement les informations pertinentes des factures, une solution de Busines Process Management (Xpert.Ivy), pour le processus de validation et le traitement des litiges, et enfin une solution de gestion électronique de documents (Xpert.ECM), pour stocker, rechercher et consulter ses factures.

Désormais, la saisie, le contrôle et l’approbation de toutes les factures du groupe se font grâce aux solutions développées par Azur Technology. Il s’agit notamment des factures d’achat groupe et des factures de frais généraux. Selon TravelHorizon, les ressources humaines consacrées à la comptabilité ont été diminuées par deux pour un volume de factures qui s’est accru dans le même temps de 100%. Les ressources humaines ainsi économisées ont été réaffectées à des tâches à plus forte valeur ajoutée. De même, le spécialiste des vacances à la montagne a constaté un gain d’un mois et demi dans le traitement des factures, les délais de paiements des fournisseurs ayant eux-mêmes été considérablement réduits, selon TravelHorizon.