Stef-TFE optimise ses process achats grâce à Perfect Commerce

Automatiser de A à Z son processus achats en se dotant d'un outil d'e-procurement flambant neuf. Tel est le parti adopté par Stef-TFE, spécialiste européen de la logistique du froid. « Si notre système d'information traditionnel, SAP, gérait la partie commande puis réception et paiement des fournisseurs via un process dématérialisé de bout en bout, celui-ci ne répondait pas à l'ensemble de nos besoins notamment en termes de gestion des demandes d'achats en interne et des catalogues produits avec les fournisseurs. Nous avions donc une brique manquante dans la gestion de nos processus que seul un nouvel outil pouvait couvrir », explique Yann François, responsable SI Immobilier – Achats, chez Stef-TFE.

Après avoir lancé une étude de marché en 2009, le groupe a sélectionné une dizaine d'éditeurs qu'il a rencontré un par un. « Nous avons aussi échangé avec les clients de ces éditeurs. Au final, nous avons gardé les deux prestataires, les plus en mesure de couvrir nos besoins. En 2010, nous avons retenu la solution de l'éditeur Perfect Commerce », précise Yann François.

Pourquoi un tel choix ? « Nous recherchions un outil intuitif et en mode SaaS. La solution proposée par cet éditeur nous a paru performante sur ces points », répond Yann François. La solution a été implémentée dès début 2010. « Tout d'abord, l'outil a été présenté aux fournisseurs. Aussi, nous avons commencé par constituer avec ces derniers un catalogue produits en y introduisant pas moins de 45 000 références achats notamment les articles les plus stratégiques, les plus fréquemment commandés ou correspondant aux plus gros volumes de dépenses : équipements généraux comme fournitures de bureau, matériel de manutention, poids lourds », détaille Yann François. En interne, la solution a été intégrée, en test, dans cinq sites pilotes, avant d'être déployée dans les 170 filiales présentes dans toute la France.

Signe du succès remporté par l'outil, son taux d'utilisation avoisine aujourd'hui 95 % sur les 50 familles d’achats déployées. « Exit les connexions sur dix applications différentes selon les familles d’achats, les utilisateurs sont dotés d’un outil unique d’approvisionnements des achats qui optimise les process internes », développe Yann François. Mieux encore, la solution favorise un suivi en temps réel des commandes et le respect des conditions négociées avec les fournisseurs (aujourd'hui intégrées dans le système).
Le groupe bénéficie désormais d'une meilleure maîtrise de son panel fournisseurs. « Halte aux évasions ! Les clients internes recourent désormais davantage aux fournisseurs référencés. » Enfin, l'outil assure la fiabilité des données, l'envoi automatique des bons de commande auprès de ces derniers et l'homogénéisation des processus achats au niveau de l’Europe, la solution étant aujourd'hui en cours de déploiement en Espagne, Portugal, Suisse et Italie.