Soyez agile pour réussir votre digitalisation

La digitalisation des process est la priorité n°1 des directions achats françaises, selon l'étude PwC 2019 "Digital Procurement Survey 2019".

Le taux de digitalisation des fonctions achats dans l'industrie est de 37 % et de 45 % dans les services. Peu ou prou comme dans le reste de l'Europe. Mais, le déficit de compétences IT en interne constitue le principal frein pour les entreprises ayant engagé leur transformation. Pour celles qui sont en cours de digitalisation, c'est le manque de soutien de la direction qui pose problème.

Au commencement : vos process

Bien souvent la feuille de route n'est pas très claire et les entreprises ne prennent pas la problématique dans le bon sens. La digitalisation n'est pas une fin en soi. "C'est un juste un moyen qui doit servir un objectif et des process, une opportunité pour résoudre une problématique, martèle Antoine Philip, head of procurement performance chez Kingfisher PLC. L'enjeu est de trouver un juste équilibre entre l'efficacité opérationnelle et la maîtrise des risques, tout en intégrant la satisfaction client interne et final. Le process est ma religion. C'est le process qui doit déterminer l'outil et non l'inverse."

Laurent Tuleau, technical development manager au sein de Trigo Group, partage cet avis : "la première étape de tout projet de digitalisation consiste à bien définir les modes de fonctionnement pour que les outils s'y adaptent. L'objectif est de gagner en efficience opérationnelle pour se dégager du temps pour rester concentré sur notre coeur de métier: négocier les prix."

Cela ne signifie pas pour autant que les process ne doivent pas évoluer. Au contraire, les nouveaux outils sont l'occasion de les optimiser. "Déployer digitalement ce que vous faisiez manuellement présente peu d'intérêt, signale Ambroise Boisivon, manager chez PwC. Il faut exploiter tout le potentiel permis par les nouveaux outils. L'idée est de partir des irritants, d'identifier les deux ou trois points bloquants que le digital peut résoudre. Puis de fonctionner en mode test and learn, essayer des solutions, en tirer des enseignements puis arbitrer sur le déploiement ou non de la solution. Bref, avancer en mode agile !"

L'"approche ERP", c'est terminé !

L'agilité est incompatible avec un projet qui demande une mise en oeuvre qui s'éternise dans le temps. "Face à un projet coûteux et long à déployer, l'angoisse de mettre le doigt dans un process dont on ne pourrait se sortir peut s'avérer paralysante, commente Maurice Hamoir, directeur associé en charge du business development chez Per Angusta. C'est pourquoi il vaut mieux privilégier un engagement léger et progressif."

"Les entreprises sont confrontées à deux problèmes quotidiens auxquels les projets digitaux doivent se plier : le budget et le time to market, indique Antoine Philip. Concernant le budget, il faut reconnaître qu'aujourd'hui les outils sont de plus en plus accessibles. Quant au time to market, le sur-mesure n'est plus possible si l'on veut rester dans la course. Il faut opter pour des outils standards et faire du cherry picking en fonction des besoins."

« Ceux qui attendent le plus sont ceux qui avancent le moins », ajoute Laurent Tuleau. L'agilité doit également primer lors de la sélection de l'outil. « L'acheteur et l'éditeur doivent s'inscrire dans une relation constructive et interactive, considère Maurice Hamoir. Il vaut mieux dialoguer qu'imposer un cahier des charges. N'hésitez pas à échanger avec des utilisateurs de la solution convoitée pour vous faire une idée. »

Ne jamais négliger la conduite du changement

"On peut avoir la plus belle Ferrari, si on ne prend pas le temps d'expliquer à quoi elle sert, les utilisateurs prendront le bus, illustre Antoine Philip. Pour une adoption rapide des nouveaux usages, il faut conduire le changement en mettant en valeur les bénéfices des outils." Bien sûr, dès la phase de sélection de l'outil et de son évaluation, focus devra être mis sur l'expérience utilisateur...

Par ailleurs, embarquer les collaborateurs ne suffit pas. "Les outils mis en place par la fonction achats peuvent impacter, directement ou non, différents services de l'entreprise, prévient Ambroise Boisivon. La direction achats doit jouer un rôle de chef d'orchestre pour s'assurer de l'adhésion et de la montée en compétence de toutes les parties prenantes. Un sponsor convaincu par la démarche est également primordial pour éviter l'apparition d'obstacles pendant la phase de déploiement. " Une fois le projet opérationnel, place à l'amélioration continue. "L'histoire ne s'arrête pas avec la mise en place de l'outil, conclut Antoine Philip. Il doit évoluer dans le temps. Faites confiance aux utilisateurs pour proposer des axes d'amélioration."