Signature électronique : un bol d'air pour les processus achats

Si le leader européen de la signature électronique à valeur légale Opentrust oeuvre désormais main dans la main avec Docusign, le spécialiste de la signature électronique en mode Cloud, c'est en partie en raison de la forte demande qui émane des organisations, toujours plus conscientes de l'efficacité apportée par la dématérialisation des processus. Le partenariat conclu entre les deux experts a conduit à l'élaboration d'une plateforme en ligne qui permet d'assurer toutes les étapes essentielles d'un processus achats, de la mise à la signature de l'acheteur à l'approbation du directeur financier en passant par les signatures des différentes parties et leur contrôle.

Au sein des services achats, les acteurs qui franchissent le pas dans ce domaine semblent résolument décidés à étendre pour de bon leurs pratiques en la matière. L'un des clients de la solution innovante Docusign Opentrust, une société de recrutement récemment convertie à la signature électronique, signe aujourd'hui 95 % de ces contrats achats par ce biais. Autre exemple de cette tendance au sein de la direction des achats de l'entreprise Aéroport de Paris où, un an après la mise en oeuvre, 90 % des contrats ont été conclus électroniquement. Les gains de temps sont le premier atout, permettant de passer en moyenne de 5 jours à une demi-journée pour la conclusion d'une affaire. Mais derrière cette rapidité de validation se cache une myriade d'autres avantages par lesquels les organisations passent à la vitesse supérieure.

Efficacité multiple

"Dans un processus d'achat traditionnel, le traitement administratif est long, la visibilité sur l'avancée des dossiers est extrêmement faible. Il implique également la saisie et la validation manuelle des éléments, ce qui suppose un risque d'erreurs et un nombre d'allers-retours souvent important", explique Sébastien Daune, spécialiste des ventes chez Opentrust. Le taux d'erreurs s'avère aussi plus élevé en terme de relations avec les fournisseurs avec lesquels l'authentification dans les processus se fait moins facilement. Et lorsque des auditeurs doivent avoir accès aux documents stockés, les recherches s'annoncent souvent difficiles. "Sans compter que ceux-ci se retrouvent soumis à un risque de perte non négligeable", ajoute Sébastien Daune.

Qui dit signature électronique dit workflows automatisés, visibilité avancée sur les dossiers traités, automatisation des relances, ainsi qu'une intégration avec le système d'information synonyme de souplesse et d'amélioration de la traçabilité des données. La mise en production, la facturation et l'archivage peuvent être déclenchés de façon automatique, ce qui facilite grandement la gestion de la preuve vis-à-vis d'éventuels auditeurs. La réactivité en ressort également facilitée du côté du fournisseur puisque ce dernier a la possibilité de compléter les documents et de valider l'information en situation de mobilité, depuis n'importe quel terminal.