Quand Vinci Energies centralise ses flux de factures et de commandes

Afin de rationaliser et dématérialiser les processus d'émission et de réception des factures et commandes (clients et fournisseurs) de ses 1 600 entités autonomes, Vinci Energies, filiale du groupe Vinci, a choisi de travailler avec Basware (dématérialisation et de l'optimisation des processus financiers des entreprises).

Rationaliser les flux dans une organisation très décentralisée

Ce contexte de décentralisation, accentué par la stratégie de croissance externe du groupe, a eu pour effet de démultiplier les outils informatiques. La DSI a donc pris la décision de lancer un grand projet de rationalisation et d'optimisation de ses processus, afin de gagner en efficacité, en productivité et en visibilité, sur l'ensemble de ses sociétés. Ce qui s'est traduit par la décision, en janvier 2015, de déployer un ERP unique par pays à l'horizon 2020, ainsi qu'une seule plateforme pour centraliser les processus de facturation et de commande clients et fournisseurs, à l'échelle mondiale.

"Cette transformation était d'autant plus urgente que la solution que nous utilisions en France pour la dématérialisation d'une partie de nos factures sortantes n'était plus supportée par son éditeur. Et ce dans un contexte où, en tant que fournisseur de l'administration, nous étions dans l'obligation de transmettre nos factures au format électronique sur le portail Chorus Pro dès le 1er janvier 2017", se souvient Dominique Tessaro, DSI de Vinci Énergies.

Une solution innovante et pérenne

La priorité pour la DSI et pour les équipes métiers consistait donc à remplacer, dans un délai extrêmement court, cette solution de facturation électronique devenue obsolète, par une solution innovante et pérenne. Puis, dans un second temps, d'étendre la dématérialisation aux factures intra-groupe (entre Vinci Énergies et le Groupe Vinci), intra-Vinci Énergies (entre les différentes entités de Vinci Énergies) et fournisseurs. Fin 2016, la DSI a rapidement mobilisé une équipe projet, constituée de représentants de la DSI, de la direction financière, de la direction des achats et des métiers, épaulée par Mazars et Accenture, afin de sélectionner un éditeur. "Nous recherchions un partenaire pérenne, capable de nous accompagner mondialement et proposant une solution multicanal et multi-protocoles, en émission comme en réception : factures papier scannées et PDF, portail, EDI..." détaille Dominique Tessaro.

À l'issue d'un appel d'offres ayant mis en concurrence huit éditeurs, le comité de sélection Vinci Énergies a retenu Basware, pour l'étendue de la couverture fonctionnelle des solutions proposées, qui allait au-delà des besoins définis dans le cahier des charges, et sa dimension internationale.

Un déploiement progressif

La première phase, qui consistait à remplacer la solution en fin de vie (383 000 factures), a démarré en mai 2017, avec une première activation en juillet 2017 pour Chorus Pro et quelques clients en EDI et PDF (mail). En octobre, ce fut au tour des flux de factures intra-groupe et intra-Vinci Énergies en France, d'être traitées par la plateforme de Basware, en émission comme en réception. En novembre, démarre la mise en place de la solution pour huit pays : Allemagne, Belgique, Pays-Bas, Espagne, Portugal, Maroc, Australie et Nouvelle-Zélande. D'ici la fin de l'année 2017, l'intégralité des possibilités de flux de factures (EDI, PDF, portail, scan) fournisseurs et clients devrait être gérée par la nouvelle plateforme. Enfin, en 2018, sera lancée la phase de dématérialisation des commandes clients et fournisseurs, et le déploiement progressif d'un système d'automatisation complète du processus d'intégration des factures dans l'ERP unique.

L'objectif de Vinci Énergies est d'étendre progressivement le périmètre fonctionnel et géographique de la solution, afin qu'à l'horizon 2022, trois millions de factures entrantes et sortantes, un million de factures numérisées et plus d'un million de commandes électroniques clients et fournisseurs soient traitées avec la même solution, à l'échelle mondiale. "L'un des enjeux d'un projet d'une telle envergure, dans le contexte de décentralisation qui est le nôtre, est la capacité à prendre en compte les contraintes et les spécificités de chaque partie prenante, clients ou fournisseurs : techniques, planning, sécurité, etc., précise Dominique Tessaro. L'expertise des équipes de Basware est ici essentielle pour nous accompagner sur ces sujets et nous aider à gérer le changement en interne ainsi qu'avec nos clients et fournisseurs. La fiabilité de la plateforme sera également un atout pour faciliter le déploiement de la solution."