Quand Getlink (ex Groupe Eurotunnel) dématérialise ses 60 000 factures fournisseurs annuelles

Acteur majeur du transport ferroviaire entre la France et le Royaume-Uni, Getlink, précédemment Groupe Eurotunnel, a dématérialisé ses 60 000 factures fournisseurs annuelles. Les 15 sociétés qui composent le groupe disposent désormais d'une seule et même solution connectée en synchrone à leur ERP SAP et compatible avec les langues, devises et législations franco- britanniques. À la clé, une meilleure visibilité et traçabilité du processus, des encours et des relances améliorés et une baisse de 50% du temps de prise en charge des factures entrantes. Getlink a choisi de travailler avec Esker pour cette dématérialisation.

Réparti entre la France et le Royaume-Uni, Getlink dispose d'une équipe de 8 personnes en charge de la réception et du traitement de 60 000 factures fournisseurs par an (factures de service, stock, frais généraux, taxes). Un contexte multi-sociétés et multilingues combiné à une gestion manuelle qui complexifiaient les processus internes et comptables de Getlink, notamment la gestion de la TVA intracommunautaire, des devises, et des échanges bilingues. "Nous étions avant tout à la recherche d'une solution commune à toutes nos filiales et interfacée avec SAP", explique Audrey Willot, responsable comptabilité de Getlink. "Esker nous a proposé un outil en SaaS, pour plus de souplesse, et surtout compatible avec les langues et législations internationales. La mobilité faisait également partie de nos critères indispensables, au même titre que la gestion des factures avec ou sans bon de commande et le respect des contraintes de la piste d'audit fiable".

Des fournisseurs, moteurs de la dématérialisation

Lors de la mise en place de la solution de dématérialisation, Getlink a reçu un écho très favorable de la part de ses fournisseurs. L'envoi et le traitement dématérialisé des factures permettent en effet de raccourcir les délais de paiement et d'obtenir un meilleur suivi de la part des équipes de Getlink. Alors qu'auparavant seulement 15% des fournisseurs envoyaient leurs factures au format PDF, ils sont aujourd'hui 50% et seront plus de 70% dans les mois à venir. "Nos fournisseurs sont des acteurs clés du processus et ils ont très rapidement compris leur intérêt dans notre projet de dématérialisation", commente Audrey Willot. "Outre la rapidité de paiement, la solution Esker a permis un meilleur niveau d'information de toutes les parties prenantes du processus, une plus grande fluidité dans les échanges et un partage d'informations en temps réel ce qui a amélioré et optimisé de façon considérable la gestion de nos factures et notre relation fournisseurs".

Des bénéfices pour l'ensemble de la chaîne comptable

Déployée en quelques mois dans l'ensemble des entités du groupe, la solution est désormais utilisée par plus de 600 collaborateurs avec les bénéfices suivants :

- Un temps de prise en charge des factures diminué de 50% : là où auparavant, une personne passait chaque jour entre 2 et 3 heures à traiter les factures entrantes, il ne lui suffit désormais que d'une heure,
- Une meilleure visibilité et traçabilité : toutes les informations de la facture sont disponibles pour les comptables, les demandeurs et les réceptionnaires. Un processus plus transparent, qui facilite le suivi en cas d'absence d'un membre de l'équipe,
- Un système de relances automatisé facilitant le suivi et le paiement des factures,
- Une grande variété de factures pouvant être traitées : services, stocks, frais généraux, taxes, avec ou sans bon de commande,
- Une mise en conformité avec les règlementations en termes de piste d'audit fiable,
- Un suivi plus précis grâce aux tableaux de bord et à leurs indicateurs personnalisés : volume de transactions traitées, nombre de factures en validation, répartition par pôle,
- Une gestion internationale et multi-sociétés intégrée et facilitée,
- Utilisation de l'application mobile pour valider les factures en déplacement.

"Notre processus de comptabilité fournisseurs requiert de nombreuses validations et grâce à Esker nous avons observé une nette amélioration de ce point de vue-là", explique Audrey Willot. "Désormais l'image de la facture est partagée en temps réel avec toutes les parties prenantes du processus, nous perdons donc beaucoup moins de temps et d'énergie à faire circuler des doublons de facture et notre processus est beaucoup plus fluide et transparent pour nos équipes comme pour nos fournisseurs".