Les 10 astuces pour éviter d'être pollué par vos e-mails professionnels

Envoyer, recevoir, transférer un message, joindre un fichier... Autant de tâches qui nuisent à votre efficacité et à celle de vos collaborateurs. Selon une étude publiée en 2012 par l'éditeur de solutions logicielles Mindjet, 68 % des collaborateurs reçoivent jusqu'à 100 e-mails par jour. Un quart des courriers électroniques ne sont même pas lus ! Chaque année, la recherche d'informations coûte 1 855 € à l'entreprise par employé et représente 95 heures de travail perdues. "En résumé, le traitement des e-mails devient une source de stress pour un salarié sur deux. Les cadres créent de fausses réunions dans leur agenda pour s'allouer du temps au traitement des e-mails. C'est une tendance observée dans de nombreuses entreprises qui montre à quel point cette tâche quotidienne est chronophage", explique Jean-Paul Lugan, dirigeant de Lugan et Partners, institut de formation de managers. Voici dix astuces pour minimiser dans votre entreprise les effets pervers engendrés par le traitement des e-mails.

• Choisissez le bon moment pour regarder votre messagerie électronique, le matin de préférence car certains e-mails requièrent de la concentration et un esprit d'analyse.

• Déterminez une durée à ne pas dépasser dans le traitement des e-mails, dans l'idéal 45 minutes par jour.

• Classez automatiquement vos courriels dès leur arrivée en fonction de l'expéditeur ou de l'objet par exemple. Ainsi lorsque vous recevez des e-mails dans votre boîte de réception, ils sont automatiquement redirigés en fonction de l'expéditeur dans le dossier partenaire, fournisseur, client ou salarié ou en fonction de l'objet dans la catégorie newsletter par exemple. Toujours dans une logique de classement des e-mails, vous pouvez prévoir un dossier "En attente" pour les documents et éléments à traiter plus tard, un répertoire "à relancer" ou encore un répertoire "À traiter" pour les e-mails urgents (lire l'encadré ci-dessous sur le paramétrage de votre messagerie).
  

• Désactivez la notification automatique des messages arrivés (la fameuse fenêtre pop up qui s'ouvre à chaque nouvel e-mail) et les alertes sonores afin de ne plus être perturbé. "Le fait de sortir d'une tâche pour revenir sur une autre est chronophage et nuit à la productivité. Un salarié met 64 secondes pour reprendre le fil de sa pensée après avoir reçu un mail. La perte de concentration qu'occasionne la messagerie est donc importante", confie Jean-Paul Lugan.

• Employez un style direct dans vos réponses. Pour gagner du temps, contentez-vous de rédiger vos e-mails en trois phrases.

• Envoyez moins d'e-mails. Avez-vous réellement besoin de donner une suite aux réponses fermées. Si par exemple vous demandez à un collaborateur si tel dossier a été traité et qu'il répond par l'affirmative, il n'est pas nécessaire de répondre aux e-mails. "Faites-le savoir à vos salariés pour qu'ils ne considèrent pas ces non réponses comme un manque de cordialité", note Jean Paul Lugan.

• Utilisez une plateforme collaborative de partage de l'information pour y déposer des fichiers. Les documents étant centralisés sur une plateforme en interne, vous n'aurez ainsi plus besoin d'envoyer des fichiers trop lourds par e-mail et vous ne perdrez plus de temps (vos salariés également) à rechercher les différents documents dans la messagerie.

• Stoppez les e-mails de couverture, où tout le monde transfère des courriels à tout le monde afin de se déresponsabiliser. "Les salariés sont de plus en plus craintifs, et pour se couvrir distribuent des e-mails à n'importe qui. Un mail sur deux est aujourd'hui un e-mail de couverture", explique Jean Paul Lugan.

• N'encouragez pas l'usage des e-mails professionnels à l'extérieur du bureau. "Sous la pression, trop de cadres traitent leurs messages le dimanche soir pour pouvoir avancer sur un dossier le lundi matin. Mais cette technique est contre-productive, car les salariés ont besoin d'une vraie coupure", explique Jean Paul Lugan.

• Préférez le face à face aux e-mails. Pour lutter contre les dérives, vous pouvez vous inspirer de l'initiative menée chez Canon France. Une fois par trimestre, les 1 800 collaborateurs sont incités à une journée sans e-mail afin de privilégier les échanges en face à face.

Même imposée, la déconnexion ne suffit parfois pas. Charge à vous de généraliser dans votre entreprise ces bonnes pratiques ou de montrer l'exemple, en privilégiant par exemple les rendez-vous.