Gérez le stress technologique de vos collaborateurs !

Et si vous organisiez une "journée sans mails" dans votre entreprise ? Loin d’être une mauvaise blague, il s’agit du créneau déjà privilégié par certains grands comptes (et peut-être bientôt par des PME ?) pour réduire le "stress technologique" de leurs salariés. À l’instar du groupe Canon, qui a mis en place sa première journée sans mails fin 2010. Au programme : recours exclusif au téléphone et priorité aux échanges en face-à-face pour permettre aux salariés de rester concentrés à fond sur leurs dossiers sans être dérangé par des mails intempestifs.

"Si, grâce aux messageries Outlook, aux calendriers partagés et autres smartphones, il n’a jamais été aussi simple de créer et transmettre de l’information, rappelle Jean-Paul Lugan, dirigeant de Lugan et Partners, institut de formation de managers, ces outils font toutefois peser sur les salariés un panel de risques." Augmentation du rythme du travail, affaiblissement des relations interpersonnelles, brouillage des frontières entre travail et hors-travail, autant de facteurs mis en évidence dans le dernier rapport sur les TIC, publié le 29 février par le Centre d’analyse stratégique.

"Les TIC génèrent un tel déluge d’informations que moult collaborateurs n’arrivent plus à s’y retrouver", constate Jean-Paul Lugan. À l’inverse, certains cadres ont tellement besoin d’être connectés en permanence qu’ils envoient des SMS à leurs collaborateurs à 23 h ! Or, en mélangeant vie pro et perso, on ne se ressource pas, et au final, on n’appartient plus à aucun des deux mondes." Outre l’usage excessif des TIC par certains managers, d’autres en font aussi une utilisation inappropriée. En recadrant, par exemple, leur collaborateur par mail. "Or, quoi de plus froid qu’un e-mail pour communiquer avec son équipe ? Au lieu de rapprocher les gens, ces technologies ont fini par mettre de la distance entre eux", déplore Jean-Paul Lugan.

C’est dire la nécessité de dégager des pistes pour lutter "non pas contre les TIC en eux-mêmes, mais bien contre leur utilisation abusive", affirme Jean-Paul Lugan. Et ce, en mettant en place un véritable plan d’action, aussi bien dédié au personnel d’encadrement qu’à ses équipes. Le point de départ d’une telle démarche : la rédaction d’une charte synthétisant les dix règles d’or du bon usage de la messagerie électronique. Un parti adopté, entre autres, par le groupe Canon. Une manière de promouvoir certaines bonnes pratiques, comme l’interdiction des e-mails le soir et le week-end. "Pour mieux intégrer la gestion de sa messagerie dans sa journée de travail, d’autres astuces existent également, comme concentrer cette tâche à faible valeur ajoutée après la pause repas, période où on est le moins productif", indique Jean-Paul Lugan.

Des actions suffisantes pour réduire le stress technologique ? "Non, répond Nicolas Saliba, patron de Tryane, éditeur de logiciels. Ces bonnes pratiques doivent s’accompagner, en amont, d’une évaluation précise du niveau de pression numérique subie par l’entreprise. C’est pourquoi nous avons mis au point un outil dédié, connectable à toutes les plateformes de communications de la société." Car, contrairement aux facteurs de stress classique, ceux générant le stress technologique sont mesurables : comptabilisation des e-mails et des invitations Outlook envoyés, des horaires des communications, du temps passé sur chaque outil, etc.

Une solution certainement utile pour légitimer, a posteriori, la mise en place d’actions phares pour réduire le stress technologique, à l’instar de la fameuse "journée sans mails". À ce titre, rappelons que Canon a déjà réitéré l’expérience quatre fois, rien qu’en 2011 ! De quoi donner quelques inspirations…

"À cause des TIC, rester concentré plus de 12 minutes sur son travail sans être interrompu est impossible", confie la quasi-totalité des 4 150 salariés interrogés par Sciforma, éditeur de logiciels PSNext lors d’une grande enquête sur la gestion de l’information. Pire encore, selon l’Institut psychiatrique de Londres, passer perpétuellement d’une tâche à une autre induirait une perte de 10 points du quotient intellectuel !

Source de stress pour le collaborateur, les TIC sont également synonymes de perte de productivité pour l’entreprise. La preuve : la mauvaise utilisation des e-mails coûterait jusqu'à 16 000 $ par employé et par an, selon une étude menée par les chercheurs Thomas Jackson de l'Université de Loughborough au Royaume-Uni et Sharman Lichtenstein de l'Université Deakin en Australie.