Digitech propose un cartable numérique aux élus

Organiser le travail et optimiser les échanges au sein de la collectivité en connectant davantage les agents, élus et usagers via des services mobiles est devenu un véritable enjeu organisationnel et stratégique.

Le Conseil Général de l'Oise s'est ainsi lancé dans l'aventure et est venu partagé son expérience sur le Salon des Maires et des Collectivités locales hier. Benoît Jamar, chef du service Etudes et applications a expliqué que ce type d'initiative permet, au sein d'un département rural, de lutter contre la fracture numérique. Le projet a démarré en 2013 avec une phase pilote portée par 7 élus qui ont testé la dématérialisation des rapports et contenus délibératifs disponibles sur tablettes grâce à la solution A.I.R.S Délib de Digitech. Cette offre permet de produire des actes règlementaires, d'optimiser les circuits de validation et de télétransmettre de façon sécurisée ces actes au contrôle de légalité.

Contenu du cartable de l'élu

In fine, le Conseil Général de l'Oise a opté pour un cartable numérique comprenant cette solution (A.I.R.S Délib), ainsi qu'une offre dédiée à la gestion du courrier, A.I.R.S Courrier, qui offre une solution dématérialisée des flux entrants et sortants "multi-canal" (courriers, mails, fax, formulaires web,...) qui permet d'optimiser la circulation des informations dans les services et d'améliorer les temps de réponse. D'autres fonctionnalités ont également été installées pour gérer les subventions, les fonds et portail documentaires.

90% des élus ont adopté la solution

Pour que le changement s'opère en douceur, Benoît Jamar explique avoir "mis au point, avec Digitech, des paramétrages très similaires au format papier". De plus, chaque élu a bénéficié d'une formation spécifique.

Suite à la phase pilote menée en avril dernier, le Conseil Général a demandé à Digitech de développer une solution d'annotation des rapports et de l'intégrer cette fois ci directement à la solution existante pour plus de fluidité et facilité d'utilisation.

La solution finale a été livrée en juin 2014. "Aujourd'hui, 90% des élus ont adopté la solution. Les 10% restant continuent sur le papier pour des raisons principalement visuelles", précise Benoît Jamar.

Coût de l'opération ?

185 000 € TTC sur 5 ans qui comprend l'acquisition, l'étude et la mise en oeuvre de la partie mobile, les 14 journées de formation nécessaires et la maintenance. 50 Ipad ont également été achetés pour un coût global de 22 500 € TTC. Quant à l'économie globale réalisée, elle s'élève à 17 000 € par an et 1500 ramettes de papier par an.