Des solutions innovantes, plébiscitées par les jeunes travailleurs

Le groupe Bosch a opéré un virage stratégique déterminant dans sa gestion des déplacements professionnels. En association avec les innovations d'Amadeus et la solution Chrome River Expense, il a déployé une solution de bout en bout. Les voyageurs d'affaires du géant allemand bénéficient à présent d'un processus intégré de la planification à la réservation de leur voyage, en passant par la gestion de leurs notes de frais. Les collaborateurs disposent d'une assistance pendant le séjour comprenant une aide aux déplacements, des transferts terrestres sécurisés ainsi que des réservations dans les restaurants. Ils peuvent aussi prendre des photos de leurs reçus qui sont enregistrés simultanément dans la solution mobile-first.

Les entreprises se montrent toujours plus nombreuses à opter pour ce type de mutation, poussées par des demandes d'innovation des jeunes générations de collaborateurs. Les outils de gestion unifiés qui prennent en compte aussi bien les volets Travel que Expense représentent des innovations de rupture toujours plus séduisantes. Une étude publiée par l'éditeur de solutions KDS début 2019 soulignait que, pour 62 % des professionnels de la finance et de la comptabilité, un système de gestion Travel & Expense aidera à prendre des décisions plus stratégiques. Pour Paulo Catalao, directeur Account Management chez le fournisseur de solutions KDS, "cette évolution est soutenue par les demandes des millenials qui veulent aller plus vite dans l'usage de leurs outils, et accéder aux facilités d'utilisation qu'ils connaissent par ailleurs dans leur vie privée".

La jeune entreprise Rydoo fait partie des acteurs innovants proposant une solution de bout en bout où l'agilité et la facilité sont des maîtres mots. "Les traitements via les appareils mobiles jouent un rôle clé. Au sein de notre solution, la remontée des données relatives aux frais professionnels directement à l'entreprise se fait à 75 % par smartphone. Les jeunes salariés jouent clairement un rôle d'accélérateur de l'adoption de ce type de solutions. Ils ont besoin de s'identifier à leur entreprise. Une organisation en phase avec leurs attentes sur un plan technologique sera bien plus séduisante", explique Sébastien Marchon, p-dg de Rydoo.

Mutations de fond

"La jeune génération et ses exigences sur un plan technologique obligent les acteurs à évoluer vers des offres avant-gardistes", constate également Tristan Dessain-Gelinet, cofondateur de l'agence de voyage d'affaires Travel Planet. Les processus de réservation semblent ainsi profondément remis en cause. Une étude publiée en 2019 par ACTE Global et Amex Global Business Travel sur les défis et opportunités dans l'adoption des plateformes de réservation en ligne indiquait que "les collaborateurs utilisent de plus en plus à titre personnel des technologies hautement intégrées pour leurs achats en ligne et sur mobile." Un contexte qui incite d'autant plus les éditeurs à proposer des interfaces et fonctionnalités "user-friendly". "Pour qu'une politique voyages soit pertinente, les entreprises doivent proposer des outils intuitifs et agréables à utiliser, tout en déployant des outils marketing visant à mettre en avant leur valeur ajoutée tant pour les collaborateurs que pour l'entreprise", estime Evan Konwiser, vice-président du marketing et de la stratégie Produits de Amex Global Business Travel .

Seuls 11 % des acheteurs de voyages d'affaires interrogés déclaraient que les solutions de messageries instantanées et en ligne sont utilisées pour réserver des déplacements ; mais plus du tiers, 35 %, prévoyaient de les ajouter comme options à disposition pour les futurs voyageurs. Des informations qui indiquent "une réelle volonté de connaître la même expérience dans le cadre personnel et professionnel, une expérience calquée sur les tendances du retail, et une opportunité pour le secteur d'aller encore plus loin - une opportunité que les travel managers et les fournisseurs de technologies devraient saisir", soulignait l'étude.

L'une des spécificités intéressantes de ces outils est aussi de pouvoir proposer la possibilité de modifier les billets d'avion après émission. Une innovation pertinente car on estime qu'à l'heure actuelle, 10 à 20 % des billets sont modifiés après leur émission. Jusqu'ici, la solution consistait alors à se tourner vers son agence de voyages, d'appeler un numéro payant en dehors des heures d'ouverture. Des démarches synonymes de lourdeur et de perte de temps. Grâce à cette avancée, les collaborateurs en déplacement peuvent apporter les modifications souhaitées instantanément en tout lieu, par l'intermédiaire de leur smartphone ou d'un appareil mobile de leur choix.

Des progrès en termes de conformité

En association avec Concur et Airplus, l'agence de voyage d'affaires VoyagExpert a également lancé récemment un outil analogue de gestion de bout en bout. La solution s'intègre aux codes couleur proposés par Concur, permettant d'apprécier le degré de conformité à la politique voyage: un indicateur vert indique que les pratiques sont autorisées, la couleur rouge signifie l'interdiction, la couleur orange est synonyme d'autorisation avec un caractère d'exception. Une approche qui permet d'influer sur le comportement des voyageurs, de créer des codes éventuels d'exception dans les démarches sans pour autant avoir l'obligation de l'approbation. Le but est d'aider les voyageurs à mieux anticiper les choix, tout en conservant une fluidité dans le processus de réservation.

Une solution Travel & Expense permet aussi de gagner en transparence et en conformité grâce à la facilité avec laquelle il est possible de mener des audits de notes de frais engagés. On peut dès lors vérifier aisément la cohérence des notes de frais au regard des dépenses à engager et au regard des obligations vis-à-vis du contrôle interne ou de l'Urssaf. Il s'agit aussi d'un moyen efficace de réduire les comportements dissidents comme l'open-booking, ce qui améliore le respect des politiques voyages.

Une organisation en phase avec les attentes des jeunes salariés sur un plan technologique sera bien plus séduisante - Sébastien Marchon, p-dg de Rydoo