Aon va dématérialiser 27000 documents entrants par jour

Optimiser les processus métier via le recours à une plateforme globale de dématérialisation des documents, c’est le challenge qu’a relevé Aon, spécialiste du courtage d’assurances en faisant appel aux services de Xerox Global Services.

Une stratégie qui s’inscrit dans un processus visant à ne plus travailler sur des documents papier, mais uniquement via des processus dématérialisés. Si le groupe souhaitait, au départ, externaliser uniquement la dématérialisation de ses factures, il a finalement poussé la démarche plus loin encore, en étendant le contrat à l’ensemble des documents entrants, soit environ 9000 plis.

Lecture automatique de documents

Implémentée sur un site de production du prestataire, cette offre comprend, au final, la réception de 27000 documents par jour, dont 5000 dès la première phase du projet, la préparation et la numérisation des documents ainsi que l’indexation et la classification grâce à une solution de lecture automatique de documents (LAD). Sans oublier d’autres fonctionnalités non négligeables: le vidéo-codage sur les informations non reconnues automatiquement, le transfert sécurisé vers le système de gestion des documents du client, le renvoi des copies papier au client, etc.

La sécurité des données est assurée par un réseau privé virtuel garantissant la confidentialité des informations personnelles des clients d’Aon. Le déploiement de la solution s’effectuera sur deux ans, au terme desquels toutes les activités du client utiliseront les services assurés par le prestataire, via une équipe composée d’environ 20 personnes.

Améliorer la traçabilité

Rappelons que ce contrat doit permettre à Aon d’améliorer son efficacité opérationnelle et de garantir un délai de traitement de 24h, lui permettant de répondre à ses clients sous 48h. En outre, le groupe bénéficiera d’une traçabilité accrue de ses documents, et donc d’une meilleure connaissance de ses clients lui permettant de mieux répondre à leurs besoins et ainsi d’améliorer la qualité de ses services.