Achat d'intérim : Geodis teste (et approuve) l'autofacturation

Il y a un an, Geodis qui travaillait déjà avec un logiciel de gestion de l'intérim, a décidé de sauter une marche et de passer à l'autofacturation. Le Groupe a alors demandé à son partenaire, Directskills, de l'accompagner dans cette démarche et d'adapter son outil pour répondre à ce besoin. La réflexion, entamée il y a un an, est passée en phase test en juin dernier, sur quatre sites du groupe. Le pilote se poursuit sur ces mois de juillet et d'août, mais d'ores et déjà, Karen Heys, directrice des achats indirects de Geodis, et les fournisseurs engagés dans ce process sont d'accord pour juger le test concluant. L'objectif est d'étendre l'autofacturation à tous les sites en octobre prochain. Karen Heys, a témoigné de son expérience lors d'un atelier pratique organisé début juillet, à l'occasion de la Journée des achats indirects de Acxias et Ressource Consulting.

Pour Geodis, l'achat d'intérim - "c'est à dire tout ce qui fait tourner nos entrepôts et nos camions" - représente un budget de plus de 180 millions d'euros par an, en France. Avant, a commenté Karen Heys, la gestion de ces achats était très locale et... donc, très dispersée puisque Geodis, c'est 230 sites, 1700 utilisateurs qui travaillent avec... 3100 agences d'interim en France. 60 000 factures d'intérim sont émises chaque année. Difficile pour les achats d'avoir une visibilité en centrale. Même si l'outil permettait de valider le montant des factures, les ETT continuaient d'envoyer leurs factures papiers issues de leurs outils, avec ensuite un contrôle chez Geodis. Karen Heys a alors décidé de simplifier les flux et de basculer sur un process d'autofacturation. Elle a constitué un groupe de travail composé des parties prenantes: achats, finance, fiscalité, RH et opérationnels sur site et réuni les fournisseurs qu'elle voulait incorporer aux pilotes pour leur expliquer la démarche, l'intérêt pour les deux parties. Et obtenir un mandat de chacun pour pouvoir facturer en leur nom à travers l'outil. "Personne n'a refusé", relate Karen Heys. "Tous nos grands fournisseurs ont signé le pilote". La promesse d'un gain de temps et d'un paiement plus rapide les a séduits. Karen Heys a aussi porté la bonne parole en interne et a convaincu toutes les parties prenantes.

Comment ça marche?

L'outil a été paramétré avec les règles Geodis (contrats-cadres et règles RH). Lorsqu'un site a besoin d'acheter une mission d'intérim, il émet une demande dans l'outil. Il renseigne exactement ce dont il a besoin et le système envoie sa demande aux prestataires qui y répondent à travers l'outil. C'est à dire qu'ils indiquent s'ils ont ou pas la possibilité de fournir le profil idoine pour le temps voulu. "L'outil, dans lequel nous avons intégré nos KPI, nous permet aussi de suivre la qualité de service délivrée par nos fournisseurs", commente Karen Heys. Une fois la réponse du prestataire reçu, l'acheteur crée le contrat d'embauche dans l'outil. A la fin de la mission, les horaires effectués par l'intérimaire sont enregistrés dans l'outil. Le bordereau horaire valorisé est validé par l'agence d'intérim et il génère une pré-facture puis une auto-facture. Le système génère une facture toutes les semaines. Pour simplifier encore davantage, Geodis a mis en place une règle de validation de facture tacite et automatique sous 10 jours. En cas de désaccord, l'agence d'intérim déclenche un process spécifique de litige. En cas d'accord, le paiement est effectué.

Pour l'heure, les sites pilotes ont maintenu l'ancien système -les factures continuent de circuler en mode papier, émises par les fournisseurs- et le nouveau système d'autofacturation. "Cela nous permet de vérifier qu'il n'y a pas d'erreur", commente Karen Heys. "Et il n'y en a pas!" Et le test permet d'apporter des correctifs au système pour l'optimiser en fonction des remontées utilisateurs. Karen Heys est très satisfaite: "Nous n'allons plus gérer les factures et n'aurons plus que les litiges à prendre en main, sachant que les litiges, chez Géodis, ne représentent que 1% des factures. Nous avons une visibilité approfondie des dépenses mais surtout, les achats sont valorisés car nous avons pu démontrer qu'un processus unique représente des gains pour l'entreprise."