AON France optimise sa gestion documentaire

Optimiser significativement ses coûts de gestion, c’est l’objectif que s’est fixé AON France, la filiale française du spécialiste du courtage d’assurance et de réassurance en choisissant l’offre BPM (Business Process Management) Xpert.Ivy d’Azur Technology, éditeur et intégrateur de solutions de gestion de dématérialisation de documents.
« Dans le cadre de notre réorganisation visant à une réduction de 15 % de nos charges, tout en favorisant l’externalisation du traitement de certains dossiers, nous souhaitions mettre en place une infrastructure à même de partager l’ensemble de nos documents, et ce, quel que soit la localisation géographique des fonctions de l’entreprise », indique Danielle Doppler, directeur organisation d’AON France.
Ainsi, après avoir mis en oeuvre avec Azur Technology diverses applications de GED (gestion électronique de documents), Aon France a souhaité aller plus loin en mettant en place plusieurs applications pour modéliser ses processus métiers et faciliter le traitement de volumes importants de dossiers. Après une phase d’étude initiée par la direction de l’organisation, cinq périmètres métiers ont été définis puis mis en œuvre : factures fournisseurs, gestion des sinistres middle market, gestion de la production middle market, gestion des sinistres particuliers et gestion de la production particuliers.
En cours de déploiement, l’ensemble du projet mobilise actuellement une vingtaine de personnes, dont six consultants du prestataire. Plus encore, celui-ci a veillé à mettre en place chaque processus en relation étroite avec les utilisateurs. Ainsi, plusieurs ateliers ont pu être montés sur une période de quatre semaines par application. Aujourd’hui, plus de 300 collaborateurs utilisent d’ores et déjà ces nouveaux process. « Ce nouveau système devrait favoriser une meilleure traçabilité des tâches et permettre de mieux maîtriser nos délais de production tout en assurant une qualité de service à nos clients », souligne Danielle Doppler.
L’autre avantage généré par cette solution repose sur sa capacité à intégrer des processus de “workflow” (validation) aux applications de GED existantes. Ainsi, une fois les documents dématérialisés, chaque tâche peut être pilotée de A à Z par l’ERP du client. Au final, 2 000 documents pourront ainsi être numérisés chaque jour, puis archivés dans l’application.